Guter Vorsatz für 2016: Die Reisekostenabrechnung ohne Zettelwirtschaft starten

Im Dezember wird’s noch mal stressig, denn dann erledigen die meisten Mitarbeiter ihre bislang aufgeschobenen Spesenabrechnungen: Der 15. Dezember gilt als stressigster Tag in Deutschland. Concur gibt Tipps gegen die Prokrastination.

Dezember noch einmal besonders hektisch in den Büros, denn da sind im letzten Jahr die meisten Spesen-Reports eingereicht worden. In Frankreich ist der 1.12. am geschäftigsten, und die amerikanischen Kollegen suchen ebenfalls besonders häufig am 1. Dezember in ihren Hosentaschen und Portemonnaies nach Rechnungen, die sie vielleicht noch einreichen könnten. Laut der Concur-Datenauswertung reichen die meisten Mitarbeiter ihre Reports Anfang und Ende der Woche ein. Das verwundert wenig, sind dies doch für viele die Tage, an denen sie am liebsten liegengebliebene Büroaufgaben nachholen. Wie der führende Anbieter von integrierten Lösungen für das Geschäftsreisemanagement und die Reisekostenverwaltung jetzt herausgefunden hat, gibt es in Sachen „Abrechnungsreichster Bürotag“, auch „Busiest Expense Day“ genannt, nationale Unterschiede. Dennoch lässt sich allgemein konstatieren: Im Dezember werden international eindeutig die meisten Spesen eingereicht.

Um der Buchhaltung bei dieser Mammutaufgabe unter die Arme zu greifen und die Weihnachtsstimmung im Büro nicht zu gefährden, empfiehlt der Reisekosten-Experte: Lieber auf ein automatisiertes Reisekosten- und Buchungstool setzen, denn es verringert nicht nur den Bearbeitungsaufwand, sondern gibt auch Unternehmenslenkern und anderen Entscheidern einen besseren Überblick über alle Geschäftsreisen und verbundene Ausgaben des Unternehmens.

TripLink, welches in Kürze auch auf dem deutschen Markt erscheint, ermöglicht Geschäftsreisenden beispielsweise, unter Einhaltung der jeweiligen Reisekostenrichtlinien direkt beim Anbieter zu buchen. Abrechnungsrelevante Reisedetails fließen zugleich automatisch und unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Aspekte in die Lösung zur Reisekostenabrechnung von Concur ein.

Im Zeitalter des digitalen Wandels ändern sich Prozesse immer schneller. Damit Unternehmen schneller und besser auf neue Herausforderungen reagieren können, sollten sie, so der Rat von Concur, vermehrt auf vollständig integrierte Travel und Expense-Lösungen setzen. Achim Deboeser, Managing Director DACH bei Concur, führt aus: „Sie verbessern die Compliance, senken Kosten, optimieren den Überblick über Ausgaben und Buchungen und gestatten es zudem, Belege automatisch zu erfassen sowie Ausgabenberichte zu erstellen. Das erleichtert die Arbeit ungemein – und das nicht nur an den traditionellen Buchhaltungsstresstagen rund um Weihnachten und Jahreswechsel.“

Hilfreich sei beispielsweise auch die Mobile App von Concur, mit der Geschäftsreisende über ihr Smartphone oder Tablet vollen Zugriff auf das System haben – jederzeit und überall. Sie können einfach und schnell Flüge, Zugfahrkarten, Mietwagen und Hotels bei den bevorzugten Anbietern buchen, neue Reisekostenabrechnungen erstellen, Details hinzufügen, bearbeiten, löschen und verwalten, Quittungen und Belege fotografieren und direkt in die Reisekostenabrechnung hochladen sowie die Reisekostenabrechnung von unterwegs einreichen und den Status verfolgen. „Wer seine Spesenabrechnung bereits unterwegs erledigt, spart Zeit und Aufwand, hat aber auch mehr Zeit für wichtigere Aufgaben – egal ob kurz vor dem Fest oder an anderen Tagen“, fügt Deboeser hinzu.

Mehr Informationen zu TripLink finden Sie hier.

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