Gut durchdachte Sicherheitskonzepte sind das A und O einer Geschäftsreise

Politische Unruhen häufen sich in den Medien. Gerade haben uns die Anschläge in Brüssel erschüttert. Wie sicher ist das Reisen überhaupt noch? Fest steht: Die Sicherheitslage kann stark variieren – Krisenherde oder gesundheitliche Risiken erfordern Vorsichtsmaßnahmen. Deshalb ist ein professionelles Sicherheitsmanagement für Reisen unerlässlich.

 

Vorbereitung auf Krisensituationen: Was können Unternehmen tun?

Viele Travel-Verantwortliche in Unternehmen fragen sich, was sie tun können, um den Fürsorgepflichten gegenüber ihren Geschäftsreisenden nachkommen und sie ausreichen schützen zu können. Folgende Punkte sollten sie dabei berücksichtigen:

1. Information

Ein Travel Manager sollte über die gesetzlich vorgeschriebenen Fürsorgepflichten informiert sein, denn grundsätzlich hat ein Mitarbeiter auf Dienstreise im Auftrag seines Arbeitgebers unter anderem Anspruch auf Schutz bei Krankheit und Unfall, Betreuung und Ersatzleistungen bei Überfällen.

2. Kostenabsicherung

Folgende Kosten können während einer Geschäftsreise entstehen und müssen berücksichtigt werden: Zusatzkosten bei Abbruch, Unterbrechung oder Stornierung der Reise, Kosten bei Verlust des Reisegepäcks, Krankheits-, Unfall- sowie Rücktransportkosten und Kosten für die Entsendung eines Ersatzmitarbeiters.

3. Assessment

Der aktuelle Versicherungsschutz von Mitarbeitern sollte genau geklärt sein. Fragen, unter anderem zum Gültigkeitsbereich der privaten Versicherungen oder der Abdeckung von Versicherungen über Kreditkarten sollten beantwortet sein. Außerdem ist eine Analyse der Geschäftsreisen inklusive Zielgebiet, Risiken und notwendiger Vorkehrungsmaßnahmen wie Impfungen essentiell.

4. Lösungsmöglichkeiten

Die Ergebnisse des Assessments sollten ständig evaluiert werden, so dass das Thema Sicherheit auf Geschäftsreisen zu einem festen Bestandteil des Geschäftsreiseprozesses wird.

 

Beispiel Risk Management Tool: Alle Risiken auf einen Blick ermöglichen schnelle Hilfestellung

Auch wenn Risiken im Ausland nicht immer vorhersehbar sind: Professionelles Travel Management kann dabei helfen, sie zu minimieren. Mit einem Tool wie zum Beispiel Concur Messaging erhalten Travel Manager und Reisende eine übersichtliche Darstellung aller Risiken in Echtzeit. In interaktiven Karten können Unternehmen ihre Reisenden lokalisieren, dabei nach Regionen und Risiken filtern und dann die direkte Kommunikation herstellen. Bei aktuellen Bedrohungen werden Benachrichtigungen direkt auf das Smartphone des Reisenden geschickt und bieten die Möglichkeit, „OK“ oder „Help“ zu wählen, um Informationen zur Sicherheitslage einzuholen.

 

Das richtige Sicherheitskonzept ist entscheidend

Grundsätzlich gilt zu bedenken: Urlauber benötigen andere Sicherheitskonzepte als Geschäftsreisende. Während die Sicherheit auf Urlaubsreisen in der Hand der Touristen beziehungsweise Tour Operator liegt, stehen Unternehmen bei Geschäftsreisen in der Fürsorgepflicht für ihre Mitarbeiter.

 

Fazit

Weltklasse-Unternehmen warten nicht, bis eine Katastrophe eintritt, bevor sie das Risikomanagement in ihr Firmenreiseprogramm integrieren. Sie sind ständig darum bemüht, ihre Sicherheitskonzepte zu evaluieren, um ihren Geschäftsreisenden den bestmöglichen Schutz zu bieten. So können Geschäftsreisende ihren nächsten Trip ohne Sorge antreten.

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