Geschäftsreise 2016: An umfassend integrierten Lösungen führt kein Weg vorbei

Evolution von Reisebuchung und Reisekostenmanagement

Wie werden wir morgen reisen, Flüge suchen, Hotels buchen? Auf der GBTA 2015 konnten Besucher und Interessierte spannende Einblicke in die Trends von morgen erhalten. Seit nunmehr 22 Jahren beschäftigt sich Concur mit eben dieser Thematik – nicht nur mit leistungsstarken Lösungen und Ansätzen. Wir sind auch stets in engem Kontakt mit Lenkern, Entscheidern und Stakeholdern der Branche, um zu erfahren: Was sind die wichtigsten Herausforderungen? Wie beurteilen Experten die Lage, und welche Wünsche gibt es für die Zukunft?

Die von Concur analysierten Daten zeigen immer wieder eindrücklich, wie stark sich die Reiseindustrie und das Geschäftsreisewesen allein in den vergangenen Jahren verändert haben – und das in einer Geschwindigkeit, die wir noch vor kurzem kaum für möglich gehalten hätten. Noch vor 25 Jahren sind interne Systeme die einzigen Technologien gewesen, auf die sich Unternehmensentscheider und ihre Mitarbeiter konzentrieren mussten, wenn es um Geschäftsreisen und Spesen ging. Software-Pakete halfen damals, tägliche Aufgaben zu automatisieren und zu beschleunigen. Einer dieser Prozesse beschäftigte sich mit Reisebuchungen, ein anderer mit Spesenabrechnungen. Travel und Expense waren zwei vollkommen verschiedene Paar Schuh. Diese Technologien wurden unabhängig voneinander verwaltet, kamen nicht miteinander in Berührung.

Doch nach einiger Zeit stellte sich heraus: Diese Bereiche dürfen nicht separat voneinander angegangen werden. Daher wurde 2007 erstmals eine integrierte Travel und Expense-Lösung vorgestellt, die Online-Buchungstool und Reisekostensoftware miteinander verknüpfte, um so ein Plus an Transparenz zu schaffen und zueinander gehörende Prozesse miteinander zu verbinden. Integrierte Lösungen für das Reisebuchungs- und -kostenmanagement bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile – insbesondere wenn es darum geht, Kosten bestmöglich zu kontrollieren und Ausgaben zu optimieren. Unternehmen sehen Expenses bereits, bevor diese tatsächlich geschehen. Sie können bessere Entscheidungen treffen und die Ausgaben ihrer Mitarbeiter wesentlich effektiver lenken.

Doch die Entwicklung geht weiter: In einem Zeitalter des digitalen Wandels und der steten Innovation ändern sich Prozesse immer schneller. Traditionelle Branchenmodelle werden herausgefordert, Unternehmen müssen kontinuierlich auf neue Anforderungen und Herausforderungen reagieren. Von neuen Bonusprogrammen von Fluglinien wie der Lufthansa über neue mobile Möglichkeiten bis zu zahlreichen innovativen Geschäftsreiseoptionen – Uber, Airbnb oder HotelTonight sind nur einige Beispiele: Die Business Travel-Welt hat sich innerhalb weniger Jahre abermals grundlegend geändert. Allein im vergangenen Jahr haben Concur-Kunden vier Mal mehr Airbnb-Buchungen und fünf Mal mehr Uber-Fahrservices getätigt als zuvor.

Diese Veränderungen bringen aber auch neue Herausforderungen mit sich. So enthüllt eine Studie, die wir mit der GBTA durchgeführt haben, dass bis zu 84 Prozent der Geschäftsreisenden in Großbritannien, Frankreich und Deutschland erklären, dass ihre Arbeitgeber direkte Buchungen von Flügen und Hotels in einigen Situationen erlauben würden. Bis zu 50 Prozent der Befragten sagten sogar, dass ihre Unternehmen direkte Buchungen oftmals oder immer gestatteten. 35 Prozent der Geschäftsreisenden in Deutschland buchen ihre Reisen mittlerweile direkt auf Anbieterseite. Sie zielen damit auf bessere Preise, Bonuspunkte und Statusmeilen, eine größere Auswahl, Upgrades und Bequemlichkeit ab. Eine nicht vollständig integrierte Travel und Expense-Lösung kann die Herausforderungen, die ein derartiges Buchungsverhalten mit sich bringt, aber nicht ausreichend adressieren. So lassen sich Richtlinien beispielsweise nicht umfassend und überall anwenden. Reiseausgaben und zugebilligte Kostenübernahmen stimmen nicht überein. Der Überblick fehlt.

Stattdessen tut eine vollständig integrierte Travel und Expense-Lösung not! Sie ermöglicht es, Mitarbeiter jederzeit zu lokalisieren und kontaktieren zu können. Sie verbessert die Compliance, senkt Kosten, optimiert den Überblick über Ausgaben und Buchungen und gestattet es zudem, Belege automatisch zu erfassen sowie Ausgabenberichte zu erstellen. Mit den umfassend integrierten Lösungen von Concur profitieren Anwender von eben diesen Vorteilen. Sie können wesentlich schneller auf neue Anforderungen reagieren. Aber auch reisende Mitarbeiter genießen ein erhöhtes Maß an Flexibilität und Bequemlichkeit. Durch Concur-Partnerschaften mit Booking.com sowie AccorHotels.com lassen sich Travel-Progamme verwalten, auch wenn die Geschäftsreisenden auf Anbieterseite buchen. Das übergeordnete Ziel ist dabei immer, für ein Plus an Transparenz zu sorgen, Einblicke in Ausgaben und Richtlinien zu verbessern, aber auch die Sorgfaltspflicht von Unternehmen zu unterstützen.

 

Concur ist jetzt und künftig bei allen drängenden Aufgaben und Veränderungen zur Stelle. Gemeinsam können wir größere Einsparungen ermöglichen, aber auch eine gesteigerte Produktivität der Geschäftsreisenden sowie eine verbesserte Zufriedenheit.

 

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