Ein Drittel der Mitarbeiter bucht außerhalb der Reisekostenrichtlinie

Aktuelle Studien von Concur: 34 Prozent der Mitarbeiter halten sich nicht immer an die Reisekostenrichtlinie ihres Unternehmens / Dabei geben 80 Prozent der Unternehmen die Richtlinien vor 

Bahn oder Flugzeug? Taxi oder Mietwagen? Vier- oder Fünf- Sterne-Hotel? Bei der Buchung einer Geschäftsreise entstehen eine Menge Fragen: Um Antworten zu liefern und die Kosten im Blick zu halten, hilft eine Reisekostenrichtlinie. Laut dem Business Traveller Report von Concur, dem führenden Anbieter von integrierten Lösungen für das Geschäftsreisemanagement und der Reisekostenverwaltung, geben 80 Prozent der befragten Unternehmen an, klare Richtlinien für Geschäftsreisen vorzugeben. Doch wie die Studie zeigt, ist die Existenz einer Reisekostenrichtlinie keine Garantie dafür, dass sie eingehalten wird. So geben 34 Prozent der Befragten an, sich nicht immer im Rahmen der Richtlinien zu bewegen – insbesondere, was Kosten (29 Prozent) und Buchungsweg (24 Prozent) angeht. Weitere 19 Prozent halten sich nicht immer an die Vorausbuchungsfrist, während 14 Prozent auch mal die Vorgaben ihres Unternehmens zur Hotelbuchung missachten. 13 Prozent wählen ihr Verkehrsmittel nicht immer danach aus, was das Unternehmen vorgibt.

Kein Wunder also, dass 18 Prozent der Unternehmen im vergangenen Jahr ihr Reisebudget überschritten haben – und das durchschnittlich um 15 Prozent, wie die aktuelle Studie „Geschäftsreiseprozesse“ von techconsult enthüllt. Auch wegen der Überschreitungen gewinnen Reisekostenrichtlinien in Unternehmen aller Branchen und jeder Größe an Relevanz. Jeder dritte Befragte gibt laut techconsult an, dass die Reiserichtlinien innerhalb des Unternehmens in den vergangenen drei Jahren verschärft wurden.

Unter Geschäftsreise Benchmark bekommen Unternehmen die Möglichkeit, ihr eigenes Reisemanagement zu bewerten und sich mit den Ergebnissen der Studie und in ihrem Wettbewerbsumfeld zu vergleichen.

Dass sich trotzdem ein Drittel der Mitarbeiter außerhalb der Reisekostenrichtlinie bewegt, kann darauf zurückzuführen sein, dass die Richtlinien nicht gut genug kommuniziert werden und daher nicht sichtbar genug sind. 

Wird die Reisekostenabrechnung mit einer Software automatisiert, kann auch die Reisekostenrichtlinie hinterlegt werden, sodass diese beim Buchungsprozess automatisch eingehalten wird. Wer Reisen bucht, die außerhalb des vorgegebenen Rahmens liegen oder zusätzliche Ausgaben hat, erhält eine Warnung oder benötigt eine weitere Freigabe des Vorgesetzten. Zusätzlich zu den normalen Standards können auch regionale Begebenheiten berücksichtigt werden. So dürfen die Hotelkosten in teuren Städten beispielsweise höher ausfallen.

Achim Deboeser, Managing Director DACH bei Concur, erläutert: „Die Studie verdeutlicht, dass eine Diskrepanz zwischen Existenz und Einhaltung der Reisekostenrichtlinie existiert. Auch wenn die große Mehrheit der Unternehmen eine Reisekostenrichtlinie hat, halten sich nur zwei Drittel der Mitarbeiter an diese Vorgaben. Deshalb ist eine umfassende Kommunikation der Reisekostenrichtlinie essentiell. Wer außerdem auf eine automatisierte Reisekostenabrechnung setzt, kann einfach erreichen, dass Geschäftsreisende nur innerhalb der Richtlinien buchen können.“

Weitere Informationen zu Concur finden Sie hier.

Der „Business Traveller Report 2015 – Was an der Reisekostenabrechnung am meisten nervt und wo Chefs genauer hinschauen sollten“ steht auch hier zum Download zur Verfügung. 

Der Report Geschäftsreiseprozesse 2015 „Automatisierung: viel Luft nach oben“ von techconsult befindet sich hier

Zum Business Traveller Report

Ziel der Befragung war es, den Status quo der derzeit vorherrschenden Reisebuchungs- und Reisekostenabrechnungsprozesse in den einzelnen Unternehmen zu ermitteln. Im Vordergrund steht dabei die Frage, ob die Geschäftsreisenden mit den aktuellen Prozessen zufrieden sind und welche Empfehlungen sich für Unternehmen zur Optimierung der Geschäftsreiseprozesse daraus ableiten lassen. Dazu wurden 1.520 Geschäftsreisende aus Unternehmen aller Größenklassen im März 2015 zu den bestehenden Prozessen in ihrem Unternehmen befragt. 71 Prozent der Befragten sind mindestens einmal im Monat für das Unternehmen auf Reisen. Durchgeführt wurde die Studie von der Unternehmensberatung STRATECO.

Zur Studie „Geschäftsreiseprozesse 2015“ von techconsult

Die Studie „Geschäftsreiseprozesse 2015“ wurde von der techconsult GmbH im Auftrag von Concur konzipiert und durchgeführt. Eine erste Studie zu diesem Thema wurde bereits Ende 2013 realisiert. Im Frühjahr 2015 wurden erneut 530 Unternehmen zum Thema Geschäftsreisprozesse, Planung, Buchung und Abrechnung mittels computergestützten Web-Interviews (CAWI) befragt.

Zur Zielgruppe gehören alle Unternehmen, in denen mehr als 50 Reisekostenabrechnungen pro Monat erstellt werden. Befragt wurden zwei Zielgruppen: Zum einen die Reisenden selbst, Mitarbeiter, die im Auftrag des Unternehmens Dienstreisen tätigen, sowie Mitarbeiter, die indirekt mit Reisetätigkeiten zu tun haben, beispielsweise in Form des Reisekostenmanagements und Controllings. Die Stichprobe verteilt sich über alle Branchen hinweg – die Versorgungsunternehmen, die Telekommunikation und das Finanzgewerbe sind in der Auswertung dem Dienstleistungssegment zugeordnet worden.

Unter Geschäftsreise Benchmark bekommen Unternehmen die Möglichkeit, ihr eigenes Reisemanagement zu bewerten und sich mit den Ergebnissen der Studie und in ihrem Wettbewerbsumfeld zu vergleichen. 

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