So geht effiziente Kommunikation mit Geschäftsreisenden

Für die Kommunikation mit Geschäftsreisenden gibt es vieles zu bedenken: Buchung und Abrechnung, Hinweise zu Sicherheit auf Reisen oder die Einhaltung von Richtlinien – nichts davon sollte vergessen werden. Wie also lässt sich alles Wichtige richtig kommunizieren? Hier finden Sie dazu eine Checkliste und entscheidende Tipps.

Gute Kommunikation ist kein “Nice to have”

Die Bereitstellung der richtigen Informationen für Dienstreisende ist mehr als ein Service. Sie hilft dem Unternehmen, Kosten zu reduzieren, steuerliche und gesetzliche Vorgaben einzuhalten, Nachhaltigkeit zu fördern und seiner Fürsorgepflicht nachzukommen. Darüber hinaus betreiben Sie durch gute Kommunikation bei Geschäftsreisen aktives Risikomanagement. Damit ist nicht nur das persönliche Risiko für die reisenden Mitarbeiter etwa durch Verkehrsunfälle oder Krankheiten gemeint. Rechtliche, finanzielle und am Ende sogar unternehmerische Risiken sind ebenfalls zu bedenken.

Ungeachtet dieser Fakten gaben in einer Studie des World Economic Forums nur 23% der Unternehmen an, Reiserisiken zu beachten und vor und während der Reise auf dem aktuellen Stand zu kommunizieren. 32% räumen sogar ein, keinerlei Kommunikationsstrategie im Rahmen eines Risikomanagements zu haben. Hier gibt es großen Verbesserungsbedarf. Wie ist es in Ihrem Unternehmen? Ist Ihre Kommunikationsstrategie noch aktuell? Machen Sie den Check!

Checkliste für die Kommunikation mit Geschäftsreisenden

Wichtige Informationen vor der Geschäftsreise

• Buchungsregeln
• Länderinformationen
• Medizinische Hinweise
• Sicherheitshinweise
• Daten aktualisieren

Das sollten Sie während der Geschäftsreise der Mitarbeiter beachten

• Reisehinweise
• Kontaktaufnahme im Notfall
• Information von Angehörigen im Krisenfall

Auch nach der Reise geht die Kommunikation weiter

• Feedback
• Betreuung nach einem Krisenfall
• Hinweise zur Reisekostenabrechnung

Nach der Reise ist vor der Reise, also informieren Sie fortlaufend

• Reisesicherheitsrichtlinie
• Anleitung zum effektiveren Buchen
• Hinweise zu geänderten Reiserichtlinien
   

Starten Sie jetzt mit einer neuen Kommunikationsstrategie für Geschäftsreisen

Jetzt ist eine gute Zeit, die aktuelle Strategie zu hinterfragen, Ihre Tools und Informationen auf einen neuen Stand zu bringen. Welche Kanäle sind die richtigen? Wie können Sie Feedback-Möglichkeiten einrichten? Welche Tools sind die richtigen?

SAP Concur unterstützt Sie bei Ihren Vorhaben – zum Beispiel über die Integration Ihrer Reiserichtlinie oder anderer Richtlinien im Buchungs- und Abrechnungstool, Push-Nachrichten auf der Startseite von SAP Concur Solutions und Tools für eine bilaterale Kommunikation. Auf unserer Infoseite zu Mitarbeiterkommunikation und Risikomanagement erfahren Sie, wie SAP Concur Ihre Kommunikation bei Geschäftsreisen erleichtert. Eine etwas ausführlichere Version unserer Checkliste und weitere Informationen finden Sie außerdem in unserem Whitepaper „Effektive Kommunikation mit Reisenden“.