Concur gibt ADAC und Co. Tipps für skandalfreie Dienstreisen

IT-Lösungen für Reisekostenmanagement und -verwaltung helfen Verbänden und öffentlichen Einrichtungen, besser und günstiger zu reisen.

Eine wirklich erfolgreiche Dienstreise sieht anders aus: Dass Peter Meyer, der Präsident des Automobilclubs ADAC, und andere Führungsmitglieder Rettungshubschrauber nutzen, um zu Veranstaltungen, nach Hause oder sogar in den Ägypten-Urlaub zu kommen, hat in den vergangenen Tagen für viel Wirbel gesorgt. Concur (NASDAQ: CNQR), der führende Anbieter von integrierten Lösungen für das Reisekostenmanagement und die Reiskostenverwaltung, erklärt in diesem Zusammenhang die vier Grundpfeiler eines effizienten Reise- und Ausgabenmanagements. Denn eine durchdachte Strategie für Dienstreisen nebst automatisierten Lösungen für die Reiseplanung, -buchung und -abrechnung helfen gegen ungewollte Schlagzeilen.

Die teuren Helikopterflüge der ADAC-Oberen reihen sich ein in diverse Flugaffären, die in den vergangenen Jahren Politiker und andere Spitzenkräfte in Erklärungsnöte gebracht haben. Darunter zum Beispiel die ehemalige Bundestagspräsidentin Rita Süssmuth, die die Flugbereitschaft der Bundeswehr für private Reisen nach Zürich genutzt hatte. Nicht zu vergessen die FirstClass-Reisen des Bischofs Franz-Peter Tebartz-van Elst. Um bösen Überraschungen vorzubeugen, ist es ratsam, das eigene Dienstreiseverhalten zu überdenken und auf automatisierte Lösungen zur Unterstützung des Reisekosten- und -planungsmanagements zu setzen. Detaillierte Analysen unterstützen öffentliche Einrichtungen, Ministerien, Verbände oder Unternehmen dabei, ihre Reiserichtlinien intelligent an die Anforderungen ihrer Mitarbeiter anzupassen – von Reisekostenzuschüssen über Verträge mit Fluglinien bis zu Vereinbarungen mit Hotels. Dies sind die von Concur zusammengestellten vier Grundpfeiler eines effizienten und nachvollziehbaren Reisemanagements:

1. Mitarbeiter und Unternehmenskultur miteinbeziehen: Reisekostenrichtlinien variieren je nach Unternehmen oder Verband. Deshalb müssen automatisierte Lösungen an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. Ratsam ist zudem eine Zusammenstellung der wichtigsten Regeln und Vorgaben: So wissen alle Mitarbeiter, was erlaubt ist und woran sie sich halten müssen. Zudem sollten sie wissen, welche Ausgaben innerhalb des Ausgabenrahmens liegen und ob sie ihr Reiseverhalten eventuell ändern sollten.

2. Auf transparente Prozesse achten: Nur wer die Reisekosten im Detail kennt, kann sie auch wirklich kontrollieren. Vielleicht ist vielen ADAC-Mitarbeitern gar nicht klar, dass allein die Betriebskosten eines Rettungshubschraubers bis zu 60 Euro pro Flugminute betragen? Eine Automatisierung der Freigaben und Zahlungen von Reisekosten verstärkt Kontrolle und Transparenz und senkt dadurch Kosten. Automatisierte Prozesse verbessern zudem die Erfolgsmessung angestrebter Ziele. Sowohl die Planung und Buchung der Dienstreise als auch alle Arbeitsschritte, die mit der Reisekostenabrechnung zusammenhängen, lassen sich heute automatisch umsetzen und somit effizienter und transparenter gestalten.

3. Tatsächliche Ausgaben auswerten: Die Buchhaltung sollte in regelmäßigen Abständen Informationen über die Reiseausgaben zusammenstellen. Die Auswertung dieser Daten hilft, Reisekostenrichtlinien zu überdenken, gegebenenfalls zu verändern und den Mitarbeitern zu begründen. Mithilfe automatisierter Prozesse lassen sich Informationen über frühere Ausgaben schnell und einfach im System abrufen.

4. Durchdachte Dienstreisen von A bis Z: Wer darauf achtet, bei bevorzugten Anbietern zu buchen, teure Ausgaben zu minimieren und Reisekosten schnell und korrekt abzurechnen und freizugeben, kann viel Geld sparen. Die Reisekostenrichtlinien lassen sich hierbei direkt in die Komplettlösung integrieren und so in jedem Schritt des Reiseprozesses automatisch anwenden. Als Experte auf dem Gebiet des Reise- und Reisekostenmanagements hilft Concur Ausgaben zu reduzieren.

Matthias Linden, Vertriebschef bei Concur, kommentiert: „Selbst die ausgeklügeltsten Richtlinien und IT-Lösungen können nicht verhindern, dass Mitarbeiter wie jetzt beim ADAC auf Firmenkosten privat reisen. Sie helfen aber, unliebsame Überraschungen bei der Reisekostenanalyse einzudämmen.“

Der aktuelle Geschäftsreisereport von Concur gibt einen guten Einblick in die Reiseausgaben von Unternehmen. Weitere Informationen unter: https://www.concur.com.de/lp/geschaeftsreisereport

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