Concur ExpenseIt vereinfacht die mobile Reisekostenabrechnung

Wie können Sie die Reisekostenabrechnung vereinfachen und sich von Belegen in Papierform verabschieden? ExpenseIt, ein Feature der SAP Concur mobile App, ermöglicht eine digitale Belegerfassung bei Geschäftsreisen. Die Daten werden dabei direkt an Concur Expense übertragen und die Spesenabrechnung so automatisch erstellt, kategorisiert und augeschlüsselt.

Vereinfachen Sie die Reisekostenabrechnung

Anhand abfotografierter Belege erfasst ExpenseIt Geschäftsreiseausgaben, ordnet sie automatisch den richtigen Kostenstellen zu und schlüsselt diese auf. Damit sparen sich Geschäftsreisende die zeitaufwendige Aufgabe, die Informationen auf den gesammelten Belegen händisch in das System zu übertragen. ExpenseIt-Nutzer fotografieren ihre Belege bereits unterwegs mit ihrem Smartphone oder Tablet, auf dem sie die SAP Concur App installiert haben, ab.

Die digitalisierten Belege werden dann mittels OCR (Optical Character Recognition) Technologie ausgelesen, in einzelne Positionen umgewandelt und einer Spesenart direkt zugeordnet. Dieser Datensatz sowie der dazugehörige digitalisierte Beleg werden anschließend automatisch in Concur Expense abgelegt und stehen somit in der Mobile App oder über das Webportal zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Mühelose Erstellung der Reisekostenabrechnung

Die Verantwortlichen in der Finanzabteilung prüfen lediglich noch die Ausgaben und geben die Rückerstattung der Reisekosten frei. Für das Unternehmen bedeutet dies eine enorme Reduzierung der Prozesskosten in der Reisekostenabwicklung. Für Geschäftsreisende ermöglicht ExpenseIt eine mühelose Erstellung ihrer Reisekostenabrechnungen. Die gesparte Zeit können sie in ihre Kernaufgaben investieren.

• Reisekostenabrechnungen schneller genehmigen: ExpenseIt hängt die Fotos der Belege automatisch an die einzelnen Ausgaben an. Dies beschleunigt und vereinfacht die Genehmigungen durch Vorgesetzte oder Prüfer. Mitarbeiter erhalten dadurch ihre Reisekosten schneller zurück.
• Echtzeiteinblicke gewinnen: Durch die mühelose Eingabe reichen Mitarbeiter ihre Belege frühzeitiger ein. Finanzverantwortliche sehen die Gesamtausgaben also noch vor Abgabe der Reisekostenabrechnung und können das Monatsbudget effektiv verwalten. Reisekosten, die nicht richtlinienkonform sind, können schneller ermittelt werden. Das fördert die Compliance und damit auch die Kostenkontrolle.
• Doppelte Kontrolle durch Kreditkartenabgleich: Die automatisch in die Reisekostenabrechnung übermittelten Daten werden präzise mit den Belegen und Kreditkartenabrechnungen verglichen. Der wiederholte Abgleich erhöht die Datenqualität.

Schneller Spesen und Reisekosten erstatten

Kein Papier, keine Zettelwirtschaft und volle Transparenz bei der Reisekostenabrechnung: Erfahren Sie hier im Kundenbeispiel, warum sich Lindt & Sprüngli für SAP-Concur-Lösungen entschieden hat und das Unternehmen mit Expenselt Spesen und Reisekosten schneller erstatten kann.