Best Practices für Ihre Reisekostensoftware

Haben Sie sich etwas für das neue Jahr vorgenommen? Gesünder essen? Mehr Sport treiben? Reisekosten senken? Ein nützliches Werkzeug ist beispielsweise eine Lösung, die Reiseplanung und -kostenabrechnung automatisiert. Excel war gestern, 2015 kommt Concur.

Ich habe einmal zusammengefasst, worauf Unternehmen achten sollten, wenn sie eine Reisekostensoftware einführen und ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtern möchten.

 

Schritt 1: Auf die Planung kommt es an

Bevor Sie sich über Design oder Umsetzung Gedanken machen, sollten Sie zunächst überlegen, warum eine Reisekostensoftware für Sie und Ihr Unternehmen sinnvoll sein könnte.

  1. Eine Software à la Concur bietet Ihnen beispielsweise die Möglichkeit, alle Prozesse rund um Ihre Geschäftsreisen zu vereinfachen, zu verbessern und transparenter zu gestalten.
  2. Automatisierte Prozesse verbessern aber auch die Compliance. Mithilfe einer Software ist es viel einfacher, Vorgaben und Unternehmenspolicies einzuhalten.
  3. Zentrales Kostenmanagement und Berichtsfunktionen ermöglichen es Ihnen zudem, Kosten einzusparen und Übersicht sowie Kontrolle zu verbessern.
  4. Ihre Mitarbeiter profitieren von schnelleren und zeitnahen Rückerstattungen Ihrer Ausgaben.
  5. Unsere Travel-and-Expense-Plattform lässt sich problemlos mit Ihren internen Systemen und Drittparteilösungen integrieren.
  6. Automatisierungen und Datengenauigkeit optimieren Auditierungs- und Richtlinienkontrolle. Das Betrugsrisiko sinkt.
  7. Indem Sie es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, Reisen, Ausgaben und Abrechnungen auch mobil zu erledigen, sorgen Sie dafür, dass die Lösungen besser angenommen und genutzt werden und minimieren zudem den Trainingsbedarf.
  8. Last but not least ist unsere Software schnell und günstig zu implementieren.

 

Schritt 2: Fokussieren und kommunizieren

Haben Sie in dieser Auflistung einen Punkt oder sogar mehrere Aspekte gefunden, die Sie am meisten ansprechen? Dann verinnerlichen Sie diese und kommunizieren Sie sie so verständlich wie möglich an das gesamte Projektteam. Aber Vorsicht: Bei neuen IT-Vorhaben kann es manchmal vorkommen, dass die Beteiligten vom Thema abschweifen oder sich in Details verlieren. Ein wichtiger Rat lautet deshalb: Die übergeordneten Ziele des Unternehmens und des Sponsors sollten jederzeit im Fokus stehen.

 

Schritt 3: Ein bisschen mehr Harmonie, bitte!

Weiter geht’s, denn basierend auf Ihren Zielen steht als nächstes an, die Bedürfnisse der Mitarbeiter mit den Richtlinien des Unternehmens in Einklang zu bringen.

 

Ein Beispiel: Eines Ihrer wichtigsten Vorhaben lautet, dass Sie Ihren Mitarbeitern Reisekosten und Ausgaben so zeitnah und effizient wie möglich zurückerstatten möchten. Umsetzung: Wie wäre es, wenn Sie ein Kreditkartenprogramm mit mittellangem Zahlungsziel – beispielsweise ein Monat – einführen? Ihre Mitarbeiter bekommen ihre Reisekosten von der Firma zurückerstattet, bevor sie die Corporate IBIP-Karten bezahlen müssen. Sinnvoll sind darüber hinaus vereinfachte Genehmigungsprozesse. Wenn Sie lediglich einen Verantwortlichen definieren, der Kosten genehmigt, beispielsweise den direkten Vorgesetzten, sowie einen Prozessor, einen Mitarbeiter der Buchhaltung, verwirklichen Sie Ihr Ziel schneller. Es wäre deutlich aufwändiger, wenn Sie einen Genehmigungsprozess definieren, der den direkten Vorgesetzten sowie zwei weitere Verantwortliche für unterschiedliche Kostenstellen und Projektnummern beinhaltet  und dann noch zwei weitere Prozessoren aus der Buchhaltung.

 

Beispiel Nummer zwei: Sie wünschen sich Compliance – sowohl was gesetzliche Anforderungen als auch unternehmensinterne Reiserichtlinien betrifft? Ratsam ist es hierbei, den Software-Hersteller nach Best Practice-Vorlagen und sogenannten Country Guides zu fragen. Haben bereits hunderte von Firmen im gleichen Land ausgerollt, profitieren Sie von einer ähnlichen Interpretation lokaler Gesetz. Des Weiteren sollten Sie Audit-Regeln einführen, um die Reiserichtlinie einzuhalten. Bestimmte Gültigkeitsregeln informieren den User oder Genehmiger nur, wenn der User beispielsweise die Umrechnungsrate verändert hat. Dies führt zu einer Information, löst aber keinen Alarm aus. Ein derartiger Red Alert würde das Absenden der Reiskostenabrechnung vom User an den genehmigenden Vorgesetzten verhindern. Das macht beispielsweise dann Sinn, wenn die Richtlinie vorgibt, dass der Firmenname auf der Hotelrechnung zu stehen hat. Sollte der User dies nicht bestätigen, lässt sich die Reisekostenabrechnung nicht abschicken. Der Mitarbeiter wird in einem derartigen Fall höchstwahrscheinlich das Hotel bitten, eine neue und korrekte Rechnung auszustellen. Et voilà: Sie haben sichergestellt, dass Ihre Policy durchgesetzt wird. Mission Compliance erfüllt.

 

Ich hoffe, diese Ausführungen konnten Aufschluss geben, worauf es beim Design von Reisekostensoftware im Jahr 2015 ankommt. Sie haben Fragen? Kein Problem: Wir von Concur helfen gerne weiter.

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