Aktuelle Concur-Studie zeigt: Reisekostenmanagement in vielen Unternehmen ausbau- und verbesserungsfähig

60 Prozent der befragten Unternehmen wünschen sich besseren mobilen Zugang zu Reisekosten und -ausgaben / In 59 Prozent der Unternehmen erfolgt die Analyse von T&E-Ausgaben über Tabellenkalkulation wie Excel

Reiseabrechnungen gehören zu den am schwersten zu kontrollierenden Kosten für Unternehmen. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie von Forrester Consulting, die im Auftrag von Concur (NASDAQ: CNQR) durchgeführt wurde. „The Power of Real-Time Insight“, so der Name der Erhebung, untersucht, wie Prozess- und Datentransparenz, Analysen sowie Reporting Unternehmen dabei unterstützen, den Bereich Reisen und Spesen ihrer Mitarbeiter (Travel and Expense, T&E) effizienter zu  managen. Unter den elf an der Studie beteiligten Ländern nutzen die deutschen Unternehmen am häufigsten eine T&E-Lösung eines externen Anbieters (59 Prozent), bei der Mitarbeiter ihre T&E-Ausgaben manuell eintragen. 16 Prozent setzen auf eine automatisierte Lösung, die die T&E-Ausgaben der Mitarbeiter erfasst und Reports aufbereitet.

Forrester Consulting hat für die Studie im Auftrag von Concur, einem führenden Anbieter von integrierten Lösungen für das Reisekostenmanagement und die Reisekostenverwaltung, 348 internationale Finanzentscheider zum Thema Reisekostenmanagement in einer Online-Studie befragt. Ein Ergebnis: Die meisten Unternehmen warten darauf, dass ihre Mitarbeiter ihre T&E-Daten manuell eingeben, nachdem die Ausgaben bereits getätigt wurden. Das bedeutet, dass sich das Reporting auf nachträgliche Compliance und Budgetierungen konzentriert. Geht es um Reisekostenprognosen, Trends oder potentielle Kostenoptimierungen, werden diese, wenn überhaupt, oftmals händisch in Tabellen eingetragen.

Die Studie deckt auf: Nur sehr wenige Unternehmen haben einen Echtzeitüberblick über ihre T&E-Ausgaben. Es sei denn, sie verfügen über ein T&E-System mit Echtzeitintegration, das alle Anbieter und Reisepartner miteinbezieht.

Die wichtigsten Ergebnisse auf einen Blick:

Manuelle Dateneingabe kostet Zeit und verursacht Fehler: Bei 80 Prozent der befragten Firmen werden T&E-Daten von den Mitarbeitern manuell nach der Reise eingetragen – sogar wenn das Unternehmen ein automatisiertes System nutzt. Ein derartiges Vorgehen ist nicht nur zeitintensiv und fehleranfällig. Zugleich haben die Unternehmen keine Echtzeiteinblicke in Daten, um zu sehen, wie sich Ausgaben optimieren lassen.

Die Analyse von T&E-Ausgaben erfolgt anstatt über Software noch mehrheitlich über Tabellenkalkulation wie Excel: Dies geben 59 Prozent aller befragten Unternehmen an. Die deutschen Unternehmen sind im internationalen Vergleich am fortschrittlichsten: Lediglich 47 Prozent analysieren hierzulande ihre Daten mithilfe von Tabellenkalkulation, in Frankreich sind es 54 Prozent, in den USA 63 Prozent und in Großbritannien 66 Prozent.

Datenintegration und Reportingmängel behindern Unternehmen: 42 Prozent der Unternehmen können keine Daten aus unterschiedlichen Quellen importieren, darunter auch externe Systeme. Für diese Firmen sind T&E-Analysen sehr zeitaufwändig und oftmals inakkurat.

Nur sehr wenige Unternehmen haben einen Echtzeitüberblick über ihre T&E-Ausgaben: Die Umfrage zeigt, dass die große Mehrheit der befragten Firmen keine Möglichkeiten hat, Rechnungen wie beispielsweise Hotel- oder Mietwagenkosten automatisch zu bearbeiten, um so die Transparenz und Kontrolle über ihr T&E-Budget zu verbessern.

T&E-Systemen mangelt es an mobilen Funktionen: 60 Prozent der Studienteilnehmer erklärten, dass der Zugriff auf Informationen über mobile Geräte zu eingeschränkt sei. Hier gibt es Optimierungspotenzial, so dass sich wichtige und geschäftsrelevante Daten unmittelbarer und besser einsehen lassen.

Unternehmen wünschen sich mehr: Die Studie wollte zudem herausfinden, welche Funktionen T&E-Analysetools im Moment fehlen – insbesondere wenn es um Geschäftseinblicke und eine datengestützte Entscheidungsfindung geht. Demnach lassen sich nicht nur keine Daten aus verschiedenen Quellen importieren. 43 Prozent der Umfrageteilnehmer wünschen sich außerdem, einfacher Berichte zusammenstellen und modifizieren zu können.

Matthias Linden, Vertriebschef von Concur Deutschland, kommentiert die Studienergebnisse: „Die Forrester-Erhebung unterstreicht die große Anzahl an Unternehmen, die sich immer noch mit manuellen Dateneingaben herumschlagen müssen und die nur eingeschränkte Einblicke in die Ausgabegewohnheiten ihrer Mitarbeiter haben. Das ist ein großer Nachteil für Unternehmen, vor allem wenn es darum geht, unternehmensweite Ausgaben besser zu verstehen. Unser Ziel ist es, eine automatisierte und zudem mobil nutzbare Lösung zu entwickeln und zur Verfügung zu stellen, die es Mitarbeitern ermöglicht, ihre Ausgaben in Echtzeit anzugeben. So haben Unternehmen einen unmittelbaren und realen Datenüberblick, um Ausgaben zu optimieren.“

 

Über die Studie:
Forrester hat eine Online-Umfrage unter 348 Finanzentscheidern bei Unternehmen in den USA, Indien, Großbritannien, Mexiko, Japan, Frankreich, Deutschland, Kanada, Australien, China und Hongkong durchgeführt, um ihr Reise- und Unterhaltungsausgabenmanagement zu untersuchen. Zu den Teilnehmern gehörten Entscheidungsträger mit einem Überblick über T&E-Ausgaben. Die Befragten wurden gebeten, sich zu Fragen über Strategie, Softwareimplementierungen und künftige Pläne zu äußern. Die Studie wurde im Februar 2014 durchgeführt.

Weitere Informationen sowie die vollständige Untersuchung finden sich unter:
https://www.concur.com/lp/forrester-CFO-real-time-insights

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