5. Dezember ist arbeitsreichster Tag für Deutschlands Buchhalter

Weltweit ist der 19. Dezember der hektischste Tag, in Deutschland kommt dieser Tag auf den Platz 2, mit doppelt so vielen Buchungen wie an einem durchschnittlichen Tag.

Concur (NASDAQ: CNQR), ein führender Anbieter von integrierten Lösungen für das Reisemanagement und die Reisekostenverwaltung, legt die Ergebnisse einer alljährlich durchgeführten internationalen Studie über die saisonal unterschiedlichen Belastungen von Finanzabteilungen vor. Während sich viele Angestellte schon langsam auf die Feiertage einstellen, steht den Buchhaltungs-Abteilungen die stressigste Zeit des Jahres erst noch bevor. In Deutschland werden die meisten Buchungen am 5. Dezember vorgenommen. Weltweit werden die meisten Abrechnungen am 19. Dezember eingegeben, in Deutschland stellt dieses Datum den zweitarbeitsreichsten Tag für die Buchhaltung dar.

Die Häufung lässt sich zum einen darauf zurückführen, dass Finanzabteilungen vermehrt zur Eingabe noch fehlender Daten aufrufen, um sämtliche Umsätze korrekt im Jahresabschluss zeigen zu können. Außerdem nutzen viele Angestellten noch ausstehende Reisekosten-Rückzahlungen, um diese für die Weihnachtsfeiertage im Geldbeutel zu haben. Zum Jahresende kommen außerdem die hohe Zahl an Kundeneinladungen und Unterhaltungsausgaben wie beispielsweise für Weihnachtsfeiern hinzu, die noch verrechnet werden müssen. Das Ergebnis ist, dass dieser Höchststand zum Jahresende so vorhersehbar ist wie die Wintersonnwende.

Concur steht eine der weltweit größten Datenmengen zur Verfügung, die sich aus über 30 Millionen Ausgabenreports mit mehr als 50 Milliarden Einzeltransaktionen zusammensetzt. Aus der Analyse dieser Daten geht hervor, dass am 19. Dezember doppelt so viele Buchungen eingegeben werden wie an einem durchschnittlichen Tag. Im Gegensatz zu diesem vorweihnachtlichen Ansturm erfolgen – wenig überraschend – am 24. Dezember die wenigsten Buchungen: nämlich 97 Prozent weniger als eine Woche zuvor, am stressigsten Tag für Buchhalter.

Tipps vom Fachmann: Wie man die Abrechnungs-Rallye zum Jahresende überlebt

Da die Zahl der Abrechnungen gegen Jahresende generell stark zunimmt, bemühen sich Buchhalter und Finanzabteilungen, schon im Vorfeld so viele Buchungen wie möglich abzuarbeiten. Doch viele Mitarbeiter reichen ihre Abrechnungen erst auf den letzten Drücker ein, auch wenn die Reisen früher im Jahr angetreten wurden.

Hier einige praktische Tipps von erfahrenen Buchhaltern, wie die hohe Überlastung vor den Feiertagen in den Griff zu bekommen ist: Senden Sie E-Mails an sämtliche Mitarbeiter mit der Bitte, alle Abrechnungen rechtzeitig einzureichen Stellen Sie Trainingsvideos zur Verfügung oder bieten Sie ein Webinar an, in welchem die Anforderungen der Finanzabteilung klar kommuniziert werden Machen Sie darauf aufmerksam, dass die Abrechnungen sämtliche nötigen Dokumente, z.B. Quittungen, enthalten müssen, um Verzögerungen zu vermeiden.

Moderne Abrechnungssysteme ermöglichen zum Beispiel zeitsparenden Einsatz von mobilen Technologien wie Smartphones. Smartphones machen es für viele Angestellte möglich, mit Anwendungen wie der Concur Mobile App einfach Bilder von Quittungen zu machen und diese umgehend in die Abrechnung aufzunehmen. Mittlerweile nutzen weltweit immer mehr Concur Kunden die Möglichkeit, Reisekostenabrechnungen mit dem Smartphone einzureichen und unterwegs zu bearbeiten (67 bzw. 53 Prozent Zuwachs in 2012).

Loading next article