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Reisekostenrichtlinien für Geschäftsreise und Reisekostenabrechnung einhalten

Selbst kleinere Unternehmen brauchen verbindliche Richtlinien für Geschäftsreisen und Reisekosten. Bei größeren Unternehmen ist eine klar definierte, interne Reisekostenrichtlinie unverzichtbar, um den Überblick über die gesamte Reisetätigkeit im Unternehmen zu behalten. Darüber hinaus sind maximale Transparenz und Einblick in alle relevanten Reise- und Reisekostendaten entscheidend, um volle Kostenkontrolle über den oft zweitgrößten Ausgabenposten im Unternehmen zu erzielen. Die integrierte Komplettlösung für die Reisekostenverwaltung unterstützt Unternehmen bei der Durchsetzung und Kontrolle interner Reisekostenichtlinien und Richtliien für Geschäftsreisen, sodass Mehrausgaben, Richtlinienüberschreitung und Betrugsfälle erheblich reduziert werden können.

Definition von Unternehmensrichtlinien

Die Lösungen von Concur erlauben die Definition und Integration unternehmensinterner Richtlinien zur Buchung von Geschäftsreisen. Die vordefinierten Regeln stellen sicher, dass alle Mitarbeiterausgaben den Reiserichtlinien entsprechen und minimieren Betrugsfälle. Nicht-richtlinienkonforme Ausgaben werden automatisch optisch gekennzeichnet und das Management informiert.

Volle Transparenz bei den Mitarbeiterausgaben

Dank des uneingeschränkten Einblicks in alle Mitarbeiterausgaben können Unternehmen Richtlinien für Geschäftsreisen leichter durchsetzen und die Richtlinienkonformität besser überwachen. Darüber hinaus gewinnen sie wertvolle Erkenntnisse aus der Analyse und der Ausgabendaten und verfügen über zusätzliche Kontrollmöglichkeiten.

Volle Transparenz bei den Bewirtungsausgaben

Mit Concur können Sie jederzeit nachvollziehen, welche Geschäftspartner bewirtet wurden. Die Funktion ‚Personen-Tracking‘ ermöglicht die einfache Zuordnung von Ausgaben für Kunden, potentielle Kunden, Mitarbeiter und Partner zur vollständigen Erfüllung der Vorschriften für Bewirtungsausgaben innerhalb Deutschlands und der EU.

Ausgelagerte Belegprüfung mit Expense Report Auditing

Mit der Zusatzfunktion Expense Report Auditing können Sie den gesamten nachgelagerten Prüfprozess der Belege und Quittungen der Reisekostenabrechnung auslagern. Bei diesem flexibel anpassbaren, optimierten On-Demand-Prüfverfahren erledigt Concur die Digitalisierung der Belege für Sie und führt wahlweise eine detaillierte Prüfung aller Reisekosten und Abrechnungen durch, inklusive positionsweisem Abgleich mit den Belegen, oder Stichprobenkontrollen nach Ihren Vorgaben. Dadurch erzielen Sie maximale Konformität der Richtlinien und ein Höchstmaß an Kostenkontrolle.

Gesetzliche Richtlinien bei Geschäftsreisen

Geschäftsreisen sind heutzutage durch eine Fülle nationaler und internationaler gesetzlicher Richtlinien und behördlicher Vorschriften reglementiert. Die Pflege und regelmäßige Aktualisierung entsprechender Systeme ist aufwendig und teuer. Durch die Einbindung gesetzlicher Richtlinien in die integrierte Lösung Travel & Expense bietet Ihnen Concur einen bequemen und kostengünstigen Weg, alle Auflagen zu erfüllen. Die meisten Funktionen sind automatisiert, sodass Regelverstöße praktisch ausgeschlossen sind.

Zu den integrierten Compliance-Themen gehören unter anderem:

  • Fahrtkosten und Fahrtkostenpauschalen
  • Separate Mehrwertsteuerausweisung nach Kostenarten (in Deutschland beispielsweise 0, 7 oder 19 %)
  • Verpflegungskosten und Tagespauschalen
  • Bewirtungsaufwendungen
  • Geschenke und Aufmerksamkeiten für Geschäftspartner
  • Mehrwertsteuerrückerstattung für im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer
  • u.v.m.

Für weitere Informationen oder ein persönliches Beratungsgespräch stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: Kontakt aufnehmen.