Geschäftsreisen managen: So integriert man Airbnb

Geschäftsreisende entwickeln mit der Zeit das einzigartige Talent, Hotelketten an der Ausstattung einer Lobby und der Kleidung der Concierges zu erkennen. Denn lange Zeit waren Hotels die einzige Unterkunftsmöglichkeit für Geschäftsreisende. Aber durch die Entwicklung von digitalen Plattformen sind neue Buchungsmöglichkeiten und Unterkunftsformen entstanden. Insbesondere Airbnb-Unterkünfte erfreuen sich wachsender Beliebtheit bei Geschäftsreisenden, die Hotelzimmer überdrüssig sind oder unterwegs auch mal kochen oder Wäsche waschen wollen. Während sich Airbnb zunächst hauptsächlich an Privatpersonen auf Reisen richtete, hat die Einführung von Airbnb for Work die Spielregeln erheblich verändert. Dank der intuitiven, geräteübergreifenden Business-Version der Plattform war es noch nie so einfach, darüber Unterkünfte für Geschäftsreisen zu buchen. Um den Wünschen ihrer Mitarbeiter nach den Annehmlichkeiten einer Wohnung nachzukommen, müssen Unternehmen in ihren Reiserichtlinien diesen Generationen- und Organisationswandel berücksichtigen.

Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit

Airbnb ist, wie andere Buchungsplattformen, eine seriöse Alternative zur klassischen Hotelbuchung – auch für Geschäftsreisen. Die Plattform bietet sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer einige Vorteile.

Arbeitgeber profitieren in erster Linie von erweiterten Buchungsmöglichkeiten sowie einem übersichtlichen Management von Reisekosten. Im Fall einer Gruppenreise können Mitarbeiter beispielsweise eine ganze Unterkunft buchen, in der jeder seinen persönlichen Raum (Schlafzimmer und Bad) hat und Gemeinschaftsräume wie die Küche geteilt werden. Diese Option ist nicht nur kosteneffizienter, sondern trägt außerdem zum Teambuilding bei. Auch wenn sich mit dieser Variante möglicherweise nicht alle Mitarbeiter wohlfühlen, wird sie doch gerade unter jüngeren Geschäftsreisenden sehr geschätzt. Darüber hinaus bietet Airbnb for Work die Möglichkeit, eine außergewöhnliche Unterkunft für einen Tag oder einen kurzen Zeitraum zu buchen. Der im Vergleich zu traditionellen Hotels weniger formelle Rahmen dieser Unterkünfte erleichtert die Zusammenarbeit im Team und fördert die Entwicklung innovativer Projekte. Damit eignet sich diese Option sehr gut zur Veranstaltung strategischer Seminare oder für die konzentrierte Arbeit an einem wichtigen Projekt. An einem unkonventionellen Ort können Ideen mit hoher Wertschöpfung entstehen, die mit der Norm brechen. Daher ist es wichtig, die richtige Arbeitsumgebung außerhalb des Unternehmens zu wählen.

Auch Mitarbeiter profitieren von diesen zusätzlichen Buchungsoptionen und außergewöhnlichen Unterkünften. Darüber hinaus nutzen vor allem jüngere Generationen regelmäßig und ganz selbstverständlich Vermittlungsplattformen wie Uber oder Airbnb und schätzen diese Buchungsoptionen auch in der Arbeitsumgebung. Mitarbeitern die Buchung von Geschäftsreisen über diese Plattformen zu ermöglichen, kann daher auch auf die Employer-Branding-Strategie von Unternehmen einzahlen. Außergewöhnliche Unterkünfte zu meist gleichwertigen Preisen in Kombination mit einem oft reibungslosen Buchungsprozess können die Geschäftsreise zu einem ganz neuen Erlebnis machen und sich so positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken.

Buchungen werden automatisiert verwaltet

Bei Portalen wie Airbnb werden alle Daten auf einer einzigen Plattform gespeichert. Geschäftsreisende müssen sich daher unterwegs keine Sorgen mehr machen, eine Quittung zu verlieren oder zu vergessen. Unternehmen, die Airbnb for Work nutzen, haben einen Firmen-Zugang, der eine Übersicht der über Airbnb gebuchten Übernachtungen bereitstellt. In einem Dashboard sind zudem Reisekosten, Details zum Aufenthalt und Reservierungen zusammengefasst. Dadurch sparen Unternehmen beim Reisemanagement nicht nur Zeit, sondern können auch leichter ihrer Fürsorgepflicht nachkommen, da sie bei Problemen genau wissen, wo sich ihre Mitarbeiter aufhalten und sie über das Dashboard sogar direkt kontaktieren können.

Tools für das Geschäftsreisemanagement integrieren Airbnb for Work direkt in interne Buchungsplattformen. So erscheinen Inserate auf Airbnb beispielsweise in den Suchergebnissen von SAP Concur Travel. Sobald die Buchungsplattform mit dem Tool verbunden ist, stehen Mitarbeitern bei der Reiseplanung alle Unterkünfte zur Auswahl, die den Reisekostenrichtlinien ihres Unternehmens entsprechen. So werden diese Optionen vollständig in die Buchungs-, Freigabe- und Ausgabeprozesse integriert. Im Unternehmens-Account von Airbnb for Work lassen sich verschiedene Zahlungsmittel ganz einfach verwalten sowie Zahlungsgruppen für einzelne Abteilungen anlegen. Darüber hinaus kann eine Firmenkreditkarte hinterlegt werden, über die alle Buchungen auf der Plattform abgerechnet und somit zentralisiert werden. So wird die Reisekostenabrechnung erleichtert, die Buchhaltung hat anfallende Kosten dadurch besser im Blick und kann erstattungsfähige Mehrwertsteuer schneller und einfacher rückfordern.

Die Integration von Airbnb in das Reisemanagement von Unternehmen soll keinesfalls Hotels durch Privatunterkünfte ersetzen. Hotels bieten einen Komfort und viele Dienstleistungen, die bei Geschäftsreisenden weiterhin sehr beliebt sind. Airbnb bringt jedoch eine neue Frische in die Unterkunftsauswahl mit Dienstleistungen, die sich in einigen Fällen als günstiger und persönlicher als das Angebot eines klassischen Hotels erweisen können. Geschäftsreisende können frei wählen, wie sie reisen möchten. Durch die Integration von Airbnb for Work können sie ihre Reise personalisieren und gleichzeitig die Vorteile eines zentralisierten und integrierten Reservierungssystems genießen.

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