Unternehmen, die bei der Automatisierung ihrer Prozesse Best Practices einführen, genießen entscheidende Vorteile:
Anwenderfreundlichkeit
Die automatisierten On-Demand-Lösungen von Concur bieten intuitiv zu bedienende, browserbasierte Benutzeroberflächen. Diese gewährleisten, dass jeder Mitarbeiter die geltenden Unternehmensrichtlinien einhält. Automatisch auftauchende Hilfsfenster leiten den Mitarbeiter durch alle Schritte – von der Flugbuchung und der Termineinstellung für Geschäftstreffen über die Einreichung von Belegen bis hin zur Anweisung einer Zahlung an einen Zulieferer. Völlig ortsunabhängig erleichtern diese Hilfen gelegentlichen ebenso wie regelmäßigen Anwendern den Zugang und die Nutzung der Concur-Lösungen.
Zuverlässige, flexible Arbeitsabläufe
Kein Unternehmen ist wie das andere. Daher sollten automatisierte Betriebsprozesse flexibel und an eventuell veränderte Anforderungen anpassbar sein. Die Anwendungen von Concur lassen sich ganz individuell auf Ihre Unternehmensrichtlinien und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter abstimmen.
Automatisches Importieren kostenrelevanter Daten
Mit einer automatisierten Lösung lassen sich Dateneingabefehler nahezu vollständig unterbinden und Betrugsrisiken deutlich reduzieren. Daten können direkt von von der Firmenkreditkarte übertragen und damit automatisch ins System importiert werden. Der Prozess der Belegerstellung und -genehmigung beschleunigt sich, während die Fehleranfälligkeit sinkt.
Möglichkeiten zur Rechnungsprüfung
Mit automatisierten Lösungen zur Berichterstellung ist es möglich, Kostenberichte online einzusehen. So kann auf jeden Kostenbericht oder Posten mit nur wenigen Mausklicks zugegriffen werden. Zusätzlich erstellt Concur Expense ein vollständiges Protokoll für jeden Bericht, sodass Ausgaben bis zu dem Zeitpunkt zurückverfolgt werden können, zu dem sie eingereicht worden sind.
Elektronische Belegerfassung per Bilddatei
Die Automatisierung beendet Durcheinander, Ärger und Kostenaufwand, die mit der Verwaltung von Papierbelegen und Rechnungen sowie deren Aufbewahrung verbunden sind. Alle Lösungen von Concur sind mit ‚Concur Imaging’ ausgestattet – eine funktionsstarke Anwendung, mit der Mitarbeiter ihre Belege und Rechnungen jedem Kostenbericht elektronisch hinzufügen können. Sie brauchen dazu lediglich ein Faxgerät. Die Bilddateien der Belege sind dann online zur Genehmigung oder Rechnungsprüfung verfügbar.
Funktionsstarke Analyse-Anwendungen
Einer der größten Vorteile eines automatisierten Prozesses der Kostenberichterstellung sind die aussagekräftigen Daten, die das System bereitstellt. Mit webbasierten Business-Intelligence-Anwendungen wie Concur Analysis lassen sich diese Daten effizient auswerten. Auf dieser Grundlage können günstigere Bedingungen mit Reiseanbietern ausgehandelt und die Richtlinienkonformität gewährleistet werden.
Vollständig konfigurierbare Regeln, integrierte Richtlinien und Meldung bei Verstößen
Die Automatisierung optimiert die Prozesse im Berichtsmanagement. Zusätzlich lassen sich Unternehmens- und Finanzrichtlinien besser durchsetzen. Betriebsregeln können auf der Basis von Rang, Unternehmenszweig oder geografischer Lage zugeordnet werden. Ausgaben, die nicht richtlinienkonform sind, werden automatisch gekennzeichnet. So ist gewährleistet, dass die Mitarbeiterausgaben im Einklang mit den betriebseigenen Reiserichtlinien getätigt werden.