Client Success Stories

Problemstellung

• Zeitaufwendige und fehleranfällige Reisekostenabrechnung auf Papierbasis.
• Mangel an Kontrolle und Transparenz über Reisekosten und Rückerstattungsanträge
• Keine unternehmensweiten Reiserichtlinien
• Beschränkter Zugriff auf Business Intelligence
• Langwieriger Rückerstattungsprozess

Die Concur-Lösung

• Vollautomatisierte Erfassung und Abrechnung von Reisekosten.
• Transparente Kostendaten und Berichterstattung.
• Lieferung nützlicher Trend-Daten zur Richtlinienerstellung.
• Vorgangsdaten aus Zahlungen per Firmenkreditkarte werden automatisch ins System importiert.
• Minimaler IT-Support bei der Einführung.
• Kostenlose, nahezu störungsfreie Upgrades.

Direkte Vorteile

• 50-prozentige Reduzierung der Bearbeitungszeit für Erstattungsanträge.
• Geringerer Personalaufwand bei der Bearbeitung von Reiskostenabrechnungen.
• Bestimmung firmenweiter Reiserichtlinien auf Basis der Systemdaten.
• Mehr als 100.000 GBP Einsparungen durch neuen Berichts-Service.
• Verbesserter Prozess der Umsatzsteuererstattung.

Die National Magazine Company ist einer der führenden britischen Verlage für Lifestyle-Magazine, dazu zählen renommierte Zeitschriften wie Cosmopolitan, Harpers & Queens und Esquire. Die Produktion und Vermarktung derartiger internationaler Titel bedeuten für die Redaktions- und Vertriebsmitarbeiter häufige Geschäftsreisen. Mal reist ein Redakteur zu einem Interview mit einem berühmten Filmstar nach Frankreich, mal organisiert der Modechef Fotoaufnahmen auf den Fidschis. So machen Reisekosten und Auslagen einen Großteil der Kosten des Verlags aus: Die National Magazine Company wendet nach eigenen Angaben jährlich etwa 600.000 GBP für Reise- und Bewirtungskosten auf.

Während die exklusiven Reisen und Reportagen dem glamourösen Image des Verlags entsprechen, ging es bei der Abrechnung der Reisekosten hinter den Kulissen bis vor kurzem eher bodenständig zu. Mitarbeiter erhielten gewöhnlich Vorauszahlungen in Bargeld, die jedoch häufig nicht mit den Kostenangaben auf den Antragsformularen übereinstimmten.

Oft wurden Quittungen und Belege überhaupt nicht eingereicht und auch die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien ließ zu wünschen übrig. Darüber waren keine statistischen Auswertungen der Kostendaten möglich. Demzufolge machte das Unternehmen unnötige Verluste und musste enorm viel Zeit aufwenden, um Mitarbeiter angemessen zu entschädigen oder fehlende Belege einzufordern.

„Unsere Magazine sind aufgrund ihrer innovativen und kreativen Inhalte marktführend. Das bedeutet mitunter Reisen zu den ungewöhnlichsten Orten, ebenso entsprechende Kosten. Aus diesem Grund brauchen wir ein System, mit dem wir Reisekostenabrechnungen genau überprüfen und genehmigen können“, erklärt Paul Saunders, Leiter Finanzen der National Magazine Company. „Unser altes Abrechnungssystem war überholt, kostenaufwendig und modernisierungsbedürftig. Ich hatte eine genaue Vorstellung davon, was das neue System bieten sollte. Und von allen drei Anbietern, bei denen wir anfragten, bot Concur einfach den professionellsten Service. Außerdem vertraut unsere Muttergesellschaft, ‚The Hearst Corporation’ in Nordamerika bereits auf eine Lösung von Concur.“

„Die National Magazine Company brauchte eine Lösung, die sich schnell, einfach und ohne große Kosten implementieren ließ. Daher fiel die Entscheidung auf ‚Concur Expense Pro’, fügt Saunders hinzu. „Uns war wichtig, dass der Service so wenig IT-Support wie möglich erforderte und zudem kostenlose, unsere täglichen Arbeitsprozesse nicht störende Upgrades anbot. All das, damit wir uns weiter auf das konzentrieren können, worauf wir uns am besten verstehen, nämlich das Verlegen von Zeitschriften.“

Ein weiterer Vorteil des Services von Concur ist, dass es sich um eine komplett webbasierte Lösung handelt. So erhalten Mitarbeiter von überall aus Zugriff auf das System. Für die National Magazine Company als Unternehmen mit weltweit reisenden Mitarbeitern war dies ein überaus wichtiger Gesichtspunkt. „Unsere Redakteure brauchen nach ihrer Rückkehr jetzt keine Papierformulare mehr im Büro einzureichen. Sie können ihre Kostenabrechnung im Hotel oder sogar am Flughafen bearbeiten“, erklärt Saunders. „Das ist für uns überaus effizient.“

Die Daten der Transaktionen, die Mitarbeiter mit ihrer Firmenkreditkarte (Barclaycard) tätigen, werden automatisch in Concur Expense importiert. Diese Daten müssen jetzt also nicht mehr manuell eingeben werden und Mitarbeiter brauchen nur noch eigene Auslagen wie Taxikosten hinzuzufügen.

Wenn Mitarbeiter unterwegs mit ihrer Firmenkreditkarte (Barclaycard) Zahlungen tätigen, werden die Transaktionsdaten automatisch in ‚Concur® Expense’ importiert. Diese Daten müssen jetzt also nicht mehr manuell eingegeben werden und Mitarbeiter brauchen nur noch eigene, in bar gezahlte Auslagen wie etwas Taxikosten hinzuzufügen. „Das System ist benutzerfreundlich, unkompliziert und wird daher relativ problemlos von den Mitarbeitern angenommen“, berichtet Paul Saunders.

Darüber hinaus sind die Richtlinien für Reise- und Bewirtungskosten der National Magazine Company jetzt fest in das System integriert. Auf diese Art sind die Vorgaben für Mitarbeiter transparenter, wodurch die Einhaltung der Richtlinien drastisch gestiegen ist. Früher wurden Reisen und Unterkünfte vom jeweiligen Mitarbeiter auf eigene Faust gebucht, was eine effektive Kontrolle unmöglich machte und zu erheblichen unnötigen Kosten führte. So wurden zum Beispiel Flüge in der Business-Klasse gebucht, obwohl die Reiserichtlinien ausdrücklich Economy-Klasse vorschreiben.

‚Concur Expense’ liefert der National Magazine Company detaillierte Berichte zu den Geschäftsreisenkosten, woraus eine bessere Kontrolle der Ist-Kosten resultiert. Daraufhin konnte das Unternehmen eigene Prüfungsmaßstäbe entwickeln und umsetzen. Vor der Einführung des neuen Systems wurden Kostenangaben häufig ohne Vorlage der entsprechenden Quittungen gemacht. Heute werden Kosten nur noch erstattet, wenn ein Beleg vorliegt. Auch die Umsatzsteuererstattung ist durch das automatisierte Sammeln der Belege zu einem viel einfacheren Prozess geworden.

Bereits im ersten Jahr nach Einführung von ‚Concur Expense’ konnte die National Magazine Company Einsparungen von mehr als 100.000 Pfund verbuchen. Saunders führt dies auf die neu definierten Reiserichtlinien bei deutlich erhöhter Richtlinientreue von Seiten der Mitarbeiter zurück. So reisen Mitarbeiter längst nicht mehr eigenwillig in der Business-Klasse. Darüber hinaus hat das Unternehmen nun Vorzugstarife mit Restaurants, Hotels und Bars ausgehandelt, wodurch die Bewirtungskosten erheblich gesunken sind.

„Wir konnten nicht nur unsere Unternehmensrichtlinien erheblich verbessern und enorme Einsparungen verbuchen. Wir konnten sogar die Abläufe in der Buchführung optimieren", berichtet Saunders. Seiner Schätzung nach brauchte die Buchhaltungsabteilung mit dem manuellen System im Schnitt zwei Minuten, um einen Erstattungsantrag einzugeben. Mit ‚Concur Expense’ ist nur die Hälfte der Zeit nötig. „Als wir noch mit Papier gearbeitet haben, brauchten wir alleine zur Dateneingabe vier Mitarbeiter. Jetzt brauchen wir nur noch zwei und die Bearbeitungszeit ist um 50 Prozent gesunken.“

Angesichts des großen Erfolgs mit ‚Concur Expense’ beabsichtigt die National Magazine Company, das neue System auch für die Erstattung der Umsatzsteuer einzusetzen. Das könnte weitere Einsparungen von bis zu 60.000 Pfund im Jahr bedeuten. „Die Umstellung unserer Reisekostenabrechnung auf Concur hat sich wirklich bezahlt gemacht“, sagt Saunders. „Die unmittelbaren Einsparungen und Vorteile sind einfach fantastisch.“