Client Success Stories

Problemstellung

• Das ehemalige Verfahren war zeitaufwendig, ging auf Kosten der Produktivität der Mitarbeiter und lieferte fehlerhafte Reisekostenabrechnungen.
• Wegen häufig falsch ausgewiesener Posten musste die Buchhaltung monatlich Hunderte von Abrechnungen manuell überprüfen.
• Mangelhafte Transparenz der Gesamtkosten.
• Es war bis dato schwer, die für eine Umsatzsteuerstattung zulässigen Posten festzustellen.

Die Concur-Lösung

• Vereinheitlichtes System, das den Anforderungen der Mitarbeiter sowohl in Großbritannien als auch den USA entspricht.
• Global eingesetztes, voll automatisiertes Verfahren zur Abrechnung und Erfassung von Reise- und Bewirtungskosten für 11.000 Mitarbeiter.
• Transaktionsdaten von Zahlungen per Firmenkreditkarte (über den Concur-Partner American Express) werden automatisch ins System importiert.
• Optimiertes Verfahren für die Umsatzsteuererstattung bei Zahlungen im Ausland

Direkte Vorteile

• Einsparung von 60 Prozent der Bearbeitungszeit für die Reisekostenberichtserstellung.
• Geringerer Personalaufwand: Statt bislang durch 12 Mitarbeiter wird die Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen durch fünf Mitarbeiter erledigt.
• Kostenerstattung an Mitarbeiter erfolgt nach wenigen Tagen und nicht erst nach Wochen.
• Verbesserter Prozess der Umsatzsteuererstattung.
• Die detaillierte Aufschlüsselung der Ausgaben ermöglicht deutliche Einsparungen.

Cable & Wireless ist ein weltweit führender Anbieter von Daten- und Internet-Lösungen. Im Rahmen einer Modernisierung wollte das Unternehmen optimierungsbedürftige Bereiche innerhalb seines Betriebs erkennen und effizienter gestalten.

Eine oberste Priorität war hierbei die Umstellung auf webbasierte Geschäftsprozesse. Diese können zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität beitragen, direkte Kostensenkungen bewirken und wichtige Daten zur Steigerung der Rentabilität liefern. Der erste Bereich, den es zu verbessern galt, war die Kostenabwicklung von Reise- und Bewirtungskosten.

Vor der Einführung des Concur-Systems führte Cable & Wireless seine Reisekostenabwicklung noch auf herkömmliche Weise mit Papierdokumenten durch. Mitarbeiter mussten ihre Reisekostenabrechnungen manuell erstellen, die entsprechenden Quittungen beilegen und sie anschließend vom zuständigen Vorgesetzten genehmigen lassen. Die Abrechnungen wurden anschließend zur weiteren Bearbeitung an die Buchhaltung weitergeleitet, woraufhin Mitarbeiter gewöhnlich drei bis vier Wochen auf die Erstattung ihrer Auslagen warten mussten.

Cable & Wireless brauchte eine Lösung für eine effiziente Verwaltung und Kontrolle der Kosten von Geschäftsreisen. Für das internationale Unternehmen kam nur eine Lösung in Frage, die auf das global operierende Geschäftsmodell und die internationalen Anforderungen zugeschnitten war. Die optimale Lösung lieferte ‚Concur® Expense’.

Fiona Croft, Leiterin der Gruppe ‚Shared Services’ von Cable & Wireless in Großbritannien, kommentiert den Sachverhalt: „Wir sind ein internationales Dienstleistungsunternehmen mit Niederlassungen weltweit und haben im Unterschied zu Firmen mit alleinigem Sitz in Großbritannien wesentlich komplexere Anforderungen. Wir haben die Service-Angebote vieler verschiedener Anbieter verglichen und uns schließlich für Concur entschieden, da Concur auf die Installation von Anwendungen in großen internationalen Unternehmen spezialisiert ist. Überdies bietet ‚Concur Expense’ integrierte Funktionen, die wir für die Abwicklung unserer weltweit entstehenden Reisekosten brauchen. Ausschlaggebend war weiterhin, dass Concur den Zeitraum einer kompletten Systemimplementierung auf nur 90 Tage ansetzte, und unsere Geschäftsprozesse dadurch nur geringfügig beeinflusst wurde. Concur hat sein Versprechen mehr als gehalten und das System auf beiden Seiten des Atlantiks in nur 50 Tagen eingerichtet.“

Das neue System fand große Resonanz bei den Mitarbeitern von Cable & Wireless. Es ersetzte ein aufwendiges Verfahren durch einen unkomplizierten, modernen Prozess. „Unsere Mitarbeiter waren von dem neuen System begeistert. Ab jetzt werden die Auslagen innerhalb von nur vier Tagen nach Einreichen der Kostenabrechnung direkt per Banküberweisung erstattet“, bestätigt Croft.

Ein weiterer Vorteil der Concur-Lösung liegt im automatischen Importieren von Transaktionsdaten aus Zahlungen per Firmenkreditkarte (American Express). Daher müssen Mitarbeiter lediglich Zahlungen manuell eingeben, die nicht per Firmenkreditkarte getätigt wurden. Heute hat Cable & Wireless einen zuverlässigen Partner bei der Abwicklung der Reisekosten, der Einhaltung von Reiserichtlinien und der Kontrolle der Gesamtkosten. Dadurch kann das Unternehmen nicht nur seine Rentabilität (ROI) maximieren, sondern auch eine außerordentlich benutzerfreundliche Umgebung schaffen, in der Mitarbeiter ihre Reisekostenabrechnung einfach elektronisch erstellen können.

Croft fügt hinzu: „‚Concur Expense’ hat uns bereits deutlich bessere Endergebnisse verschafft, darunter deutlich verbesserte Geschäftspraktiken und eine Steigerung der betrieblichen Effizienz. Mit ‚Concur Expense’ können wir Trendwechsel bei unseren Ausgaben schnell erkennen. Gleichzeitig dienen uns die detaillierten Reisekostendaten, die uns jetzt zur Verfügung stehen, zur Vereinbarung weiterer Ermäßigungen mit unseren strategisch wichtigen Reiseanbietern.“

Das von Concur eingerichtete System bietet nicht nur die Möglichkeit, länderspezifische Abrechnungsvorschriften einzugeben, sondern zeigt auch jene Regionen an, in denen keine Umsatzsteuer berechnet wird oder in denen Umsatzsteuerforderungen zulässig sind.

„Concur Expense“ hat sich darüber hinaus positiv auf das Zeitmanagement und die Produktivität ausgewirkt. Dank dem System konnte die Bearbeitungszeit für Reisekostenabrechnungen um 63 Prozent reduziert werden, genauer gesagt von durchschnittlich 7 Tagen auf nur 2 ¼ Tage. Das verschafft Mitarbeitern in der Buchhaltung die nötige Zeit, sich auf wesentlichere Aufgaben zu konzentrieren. Überdies müssen Geschäftsreisende nun deutlich weniger Zeit für ihre Kostenabrechnungen aufwenden.

Die Einführung von „Concur Expense“ hat auch die Mitarbeiter der Abrechnungsstelle wesentlich entlastet. „Als wir noch mit Papierdokumenten gearbeitet haben, wurde meine Abteilung regelmäßig mit Anrufen von Mitarbeitern überhäuft, die wissen wollten, wo denn ihr Geld bleibt“, erinnert sich Howard Barclay, Leiter der Buchhaltung bei Cable & Wireless. „Heute ruft fast niemand mehr an, denn jetzt erhalten Mitarbeiter ihre Auslagen viel schneller zurück und brauchen nicht mehr selbst zur Zahlung aufzufordern. Hinzu kommt, dass Vorauszahlungen in Bargeld überflüssig geworden sind. Dem System unterlaufen keine Rechnungsfehler und mögliche Fehlerquellen bei der Bearbeitung in der Kostenstelle oder in der Hauptbuchhaltung wurden beseitigt. Zusätzlich haben wir jetzt Zugriff auf eine Vielzahl von Reisedaten, die sich leicht in Berichten zusammenfassen lassen. Wir können sogar Berichte darüber erstellen, wie viele Kilometer mit dem Fahrrad zurückgelegt wurden!"

Abschließend sagt Fiona Croft: „Das neue Verfahren zur Reisekostenabrechnung hat das Betriebskostenmanagement bei Cable & Wireless vollständig revolutioniert. Es war uns möglich, unsere Betriebskosten zu senken, unsere Produktivität zu steigern und unsere Endergebnisse unmittelbar und nachweislich zu verbessern."