Kodex für Geschäftsverhalten und Geschäftsethik

Bei der Führung unserer Geschäfte verpflichten wir uns zur Einhaltung von Richtlinien zu Geschäftsgebaren und -ethik. Die persönliche Integrität wie auch die des Unternehmens gehören zu den Grundwerten von Concur Technologies, Inc. Alle Vorstandsmitglieder, leitenden Angestellten sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Concur sind zur Einhaltung dieser Grundsätze und aller weiteren Unternehmensrichtlinien verpflichtet. Verstöße gegen diese Richtlinien können Disziplinarverfahren bis hin zur Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses sowie gegebenenfalls die Einleitung eines Zivilverfahrens oder strafrechtliche Verfolgung nach sich ziehen.

I. ÜBERBLICK

Die persönliche wie auch Unternehmensintegrität gehören zu den Grundwerten von Concur Technologies, Inc. Die vom Vorstand verabschiedeten Richtlinien für Geschäftsgebaren und -ethik definieren die bei der Führung der Geschäfte einzuhaltenden Regeln und Grundsätze ethischen Verhaltens, die diesem Grundwert gerecht werden. Es wird erwartet, dass sich sämtliche Vorstandsmitglieder, leitenden Angestellten sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Concur (im Folgenden „wir“, „uns“ oder „unser/e“) mit den Richtlinien vertraut machen und sie befolgen.

Integrität und Ansehen von Concur stehen in Abhängigkeit zu der Aufrichtigkeit, Fairness und Integrität aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Einzelpersonen und als Gemeinschaft. Jeder Einzelne ist gefordert, seine geschäftlichen Entscheidungen auf der Grundlage seines gesunden Menschenverstandes und seiner persönlichen ethischen Grundsätze zu treffen, wenn das vorliegende Regelwerk oder keine andere von Concur bestimmte Richtlinie eine Regelung vorsehen. Die hier genannten Richtlinien definieren die Verhaltensweisen, die besonders wichtig für einen angemessenen Umgang mit Dritten auf dem Markt und in unserem Unternehmen sind sowie mit unseren Aktionären. Das vorliegende Regelwerk ist als Ergänzung zu und in Verbindung mit allen anderen Richtlinien von Concur zu verstehen.

Im Hinblick auf die Einhaltung der genannten Richtlinien sollten wir nicht nur unser eigenes Verhalten auf den Prüfstand stellen, sondern auch das unserer Angehörigen und anderer Haushaltsmitglieder. Ihr Verhalten kann zu ethischen Fragestellungen führen, wenn es geschäftliche Belange von Concur betrifft. So kann beispielsweise das Annehmen unangemessener Geschenke von einem Vertriebspartner von Concur durch ein Familienmitglied zu einem Interessenkonflikt führen und einen Verstoß gegen die Richtlinien darstellen.

Das vorliegende Regelwerk beschreibt die Richtlinien und nennt die für ihre Einhaltung zuständigen Stellen. Darüber hinaus ist jeder Einzelne aufgefordert, Fragen zu bestimmten Verhaltensweisen zu stellen, deren Richtlinienkonformität nicht eindeutig scheint, Bedenken zu äußern oder um die Klärung einzelner hier genannter Bestimmungen zu bitten. Jeder von uns ist gehalten, aufmerksam gegenüber eventuellen Verstößen durch Kolleginnen oder Kollegen zu sein und einen entsprechenden Verdacht zu melden, ohne nachteilige Maßnahmen befürchten zu müssen. Verstöße gegen diese Richtlinien können Disziplinarverfahren bis hin zur Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses sowie gegebenenfalls die Einleitung eines Zivilverfahrens oder strafrechtliche Verfolgung nach sich ziehen.

Bei Fragen zur Anwendung dieser Richtlinien können Sie sich jederzeit an einen Vorgesetzten, die Concur-Personalabteilung oder die Leitung der Rechtsabteilung wenden.

II. UNSERE VERPFLICHTUNGEN IM UMGANG MIT GESCHÄFTSPARTNERN

Concur hat sich verpflichtet, in seinem Geschäftsverkehr auf dem Markt und in seinen Beziehungen zu Regierungsämtern, Aufsichtsbehörden, Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten und Zulieferern stets rechtmäßig und nach ethischen Standards zu handeln.
Dieses berücksichtigend werden wir:

• uns an die geltenden Gesetze, Vorschriften und Richtlinien jeder Rechtsordnung halten, die die Unternehmensaktivität von Concur betreffen.
• Concur-Produkte und Dienstleistungen rechtmäßig und ethisch vertretbar vermarkten
• Unternehmensinformationen ordnungsgemäß einholen und verwalten

Einhaltung von Gesetzen

Jeder Einzelne ist verpflichtet, die geltenden Gesetze, Vorschriften und Richtlinien aller Rechtsordnungen, die die Unternehmensaktivität von Concur betreffen, sowie die Richtlinien für Geschäftsgebaren und -ethik und alle Unternehmensrichtlinien von Concur einzuhalten. Einige US-amerikanische Gesetze, Vorschriften und Richtlinien finden auch für unsere Aktivitäten außerhalb der Vereinigten Staaten Anwendung. Dazu gehören:

• Foreign Corrupt Practices Act (US-amerikanisches Gesetz zur Bekämpfung internationaler Bestechung). Nach diesem Gesetz ist es verboten, Staatsbediensteten direkt oder indirekt Dinge von Wert zu geben, um einen Auftrag zu erhalten oder ihn nicht zu verlieren oder bevorzugt behandelt zu werden. Zudem verpflichtet das Gesetz Unternehmen, Geschäftsbücher zu führen, in denen sämtliche Transaktionen des Unternehmens ordnungsgemäß aufgeführt sind.
• Ausfuhrbeschränkungen der Vereinigten Staaten: Diese schränken das Reisen in bestimmte Länder ein und verbieten oder beschränken die Ausfuhr von Waren, Dienstleistungen oder Techniken aus den Vereinigten Staaten in bestimmte Länder bzw. an bestimmte Unternehmen oder natürliche Personen sowie die Wiederausfuhr von Waren US-amerikanischen Ursprungs aus dem ursprünglichen Bestimmungsland in bestimmte Länder bzw. an bestimmte Unternehmen oder natürliche Personen.
• Embargos der Vereinigten Staaten: Diese verfügen über Handelsbeschränkungen und -Verbote von Unternehmen und ihren Tochtergesellschaften sowie deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die sich auf bestimmte, in einer regelmäßig aktualisierten Liste genannte Ländern, Unternehmen und natürlichen Personen beziehen.
• Antiboykott-Verordnung: Diese verbietet US-amerikanischen Unternehmen die Ergreifung von Maßnahmen, mit denen restriktive Handelspraktiken oder Boykotte gefördert oder unterstützt werden sollen, die von einem fremden Land begünstigt oder verhängt werden und gegen ein den Vereinigten Staaten freundlich gesinntes Land oder US-Bürger gerichtet sind.

Wir alle tragen die Verantwortung, uns ausreichendes Wissen über die uns betreffenden Rechte und Pflichten anzueignen, um potentielle Gefahren zu erkennen und entscheiden zu können, wann hinsichtlich der Einhaltung von Gesetzen und Verordnungen der Rat Dritter einzuholen ist. Die Anordnung eines bestimmten Verhaltens durch einen Vorgesetzten sowie das fehlende Wissen um die Rechtmäßigkeit der eigenen Handlung stellen keine Rechtfertigung für rechtswidriges oder ethisch nicht vertretbares Verhalten dar.

Geschenke und Bewirtung

Werbegeschenke und Bewirtung dienen dazu, Wohlwollen und positive Geschäftsbeziehungen zu schaffen. Ihr Zweck besteht nicht darin, sich einen unangemessenen Vorteil bei Kunden zu verschaffen oder eine bevorzugte Behandlung durch Staatsbedienstete zu erreichen. Darüber hinaus wird erwartet, dass wir die uns bekannten Richtlinien unserer Geschäftspartner für die Annahme von Geschenken, Bewirtung oder anderen geschäftlichen Gefälligkeiten durch deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter respektieren.

Folglich dürfen wir Geschenke oder Bewirtung nur dann anbieten, bereitstellen oder annehmen, wenn sie die nachstehenden Kriterien ausnahmslos erfüllen:

• Sie stehen im Einklang mit den allgemein anerkannten Geschäftspraktiken in den Vereinigten Staaten.
• Sie sind von ausreichend geringem Wert und erfolgen in einer Form, die nicht als Bestechung ausgelegt werden kann.
• Es handelt sich nicht um Geld- oder zahlungsmitteläquivalente Geschenke wie z.B. Aktien oder andere Formen börsengängiger Wertpapiere jeglichen Werts.
• Sie verstoßen nicht gegen geltende Gesetze, Vorschriften oder Regeln
• Sie verstoßen nicht gegen uns bekannte Richtlinien unserer Geschäftspartner für die Annahme von Geschenken, Bewirtung oder anderen geschäftlichen Gefälligkeiten durch deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Die Integrität und das Ansehen von Concur bleiben durch Offenlegung des Geschenks oder der Bewirtung gegenüber der Öffentlichkeit unberührt.

Diese Auflagen gelten für all unsere geschäftlichen Aktivitäten auf der ganzen Welt – auch in Ländern, in denen derartige Praktiken „im Geschäftsleben üblich sind“. Nach bestimmten Gesetzen wie beispielsweise dem Foreign Corrupt Practices Act (US-amerikanischen Gesetz zur Bekämpfung internationaler Bestechung) ist es strafbar – und wird auch strafrechtlich verfolgt, - einem Staatsbediensteten Dinge von Wert zu geben, um einen Auftrag zu erhalten oder ihn nicht zu verlieren, oder bevorzugt behandelt zu werden.

Marketing-Integrität

Concur hat sich lauteren Wettbewerbspraktiken verschrieben. Das bedeutet unter anderem, dass wir alle für unsere Marketingaktivitäten geltenden rechtlichen Vorschriften beachten. Gemäß diesen Rechtsvorschriften ist es rechtswidrig, sich unlauterer Wettbewerbsmethoden oder unlauterer bzw. betrügerischer Handelspraktiken zu bedienen; dies umfasst beispielsweise:

• Falsche oder irreführende Werbung oder jegliche andere Form von Falschangaben im Vertriebsbereich
• Bestechung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Mitbewerbern oder Kunden
• Unwahre Äußerungen über Mitbewerberprodukte

Business Intelligence

Concur begegnet dem Wettbewerb mit lauteren und rechtschaffenen Praktiken. Generell steht es uns als Unternehmen frei, im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit öffentlich zugängliche Informationen einzuholen und zu nutzen; dies gilt auch für Quellen wie z.B. Internetseiten, veröffentlichte Artikel, Preisbulletins, Werbeschaltungen, Broschüren, öffentliche Präsentationen, Marktanalysen und Kundengespräche. Allerdings sollten wir geschäftliche Informationen über Dritte nur dann annehmen, wenn wir der Ansicht sind, dass ihre Annahme und Nutzung rechtmäßig und ethisch vertretbar sind und gegen keinerlei Geheimhaltungspflichten verstoßen. Concur verbietet den Erwerb oder Besitz von vertraulichen Informationen anderer Personen oder Unternehmen durch unzulässige oder ethisch nicht vertretbare Methoden. Ebenso ist es untersagt, zur Geheimhaltung verpflichtete Personen zur unzulässigen Offenlegung derartiger Informationen zu bewegen, selbst wenn dadurch den Interessen unseres Unternehmens gedient werden soll. Wenn Sie Fragen zur Rechtmäßigkeit vorgesehener Verfahren zur Informationsbeschaffung haben, oder wenn Ihnen fälschlicherweise Informationen mitgeteilt wurden, bei denen es sich um vertrauliche Daten Dritter handeln könnte, wenden Sie sich bitte an die Leitung der Rechtsabteilung.

III. UNSERE VERPFLICHTUNG GEGENÜBER DEM UNTERNEHMEN UND UNSEREN AKTIONÄREN

Concur verfolgt solide Wachstums- und Gewinnziele. Wir werden stets im besten Interesse des Unternehmens und unserer Aktionäre handeln, im Hinblick auf unsere Geschäftstätigkeit und unsere Leistungen klare Aussagen machen und sorgfältig mit unserem Vermögen und unseren Ressourcen umgehen. In diesem Zusammenhang werden wir:

• Geschäftsbücher und Aufzeichnungen korrekt und vollständig führen
• in Berichten und Dokumenten, die Concur der Securities and Exchange Commission (US-Börsenaufsichtsbehörde) vorlegt, sowie in öffentlichen Erklärungen vollständige, angemessene, korrekte, rechtzeitige und verständliche Angaben machen
• im besten Interesse des Unternehmens handeln
• vertrauliche, unternehmenseigene und personenbezogene Informationen schützen
• das Gesellschaftsvermögen schützen und angemessen einsetzen

Buchführung und Aufzeichnungen; finanzielle Integrität; öffentliche Berichterstattung

Concur hat sich einer korrekten und vollständigen Führung seiner Geschäftsbücher und Aufzeichnungen verpflichtet. Voraussetzung für die Integrität unserer Aufzeichnungen und für die Veröffentlichung sind die Gültigkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit der Informationen, die den Angaben in unseren Geschäftsbüchern und Finanzberichten zugrunde liegen. Unsere Geschäftsbücher bilden die Grundlage unserer Geschäftsaktivität und sind von großer Bedeutung für die Erfüllung unserer Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden, Lieferanten, Gläubigern, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie anderen Geschäftspartnern.

Deshalb ist es für Concur unerlässlich, dass:

• sämtliche Transaktionen gemäß unseren Richtlinien und Verfahren ausgeführt werden.
• die Geschäftsbedingungen für den Vertrieb und sonstige Geschäftsvorfälle korrekt in den entsprechenden Unterlagen wiedergegeben sind. Diese Unterlagen werden entsprechend und korrekt in unseren Büchern und Aufzeichnungen wiedergegeben.
• keine Einträge in unseren Geschäftsbüchern oder Aufzeichnungen vorgenommen werden, die dazu dienen, die Beschaffenheit einer Transaktion, Verpflichtung oder Verbindlichkeit zu verbergen oder zu verschleiern oder ein Bankkonto oder eine Buchungsperiode falsch zu klassifizieren.
• unser internes Kontrollsystem für die Finanzberichterstattung eingehalten wird.

Darüber hinaus sind wir auf unsere Geschäftsbücher und Finanzberichte angewiesen, um Berichte für die Geschäftsleitung, unsere Aktionäre, Gläubiger sowie Regierungsbehörden erstellen zu können. Dies gilt auch für Berichte, die wir der Securities and Exchange Commission vorlegen, sowie andere öffentliche Erklärungen. Diese Berichte und Erklärungen müssen vollständige, angemessene, korrekte, rechtzeitige und verständliche Angaben enthalten und unsere Vermögenssituation sowie unser Betriebsergebnis angemessen wiedergeben. Oberstes Ziel aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die an der Erstellung und Prüfung dieser Berichte und Erklärungen mitwirken, muss eine korrekte und vollständige Finanzberichterstattung sein. Entsprechend verlangt das Unternehmen Folgendes von uns:

• Wir werden keine Maßnahmen ergreifen oder bewilligen, die zum Ziel haben, dass unsere Finanzberichterstattung nicht im Einklang mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, den Richtlinien und Vorschriften der Securities and Exchange Commission oder sonstigen geltenden Gesetzen, Vorschriften oder Regeln durchzuführen.
• Wir werden unsere Kontrollen und Verfahren für die Offenlegung befolgen und alle sonstigen erforderlichen Schritte einleiten, um zu gewährleisten, dass nach geltendem Wertpapierrecht von Concur gegebenenfalls offen zu legende Informationen zügig mitgeteilt, geprüft, diskutiert und ausgewertet werden.
• Wir verpflichten uns zur umfassenden Zusammenarbeit mit unseren unabhängigen Abschlussprüfern und dem Prüfungsausschuss des Vorstands bei der Prüfung unserer Abschlüsse und zu veröffentlichenden Unterlagen und werden dem Prüfungsausschuss bei der Ernennung, Vergütung und Beaufsichtigung der Arbeit unserer unabhängigen Abschlussprüfer nicht im Weg stehen.
• Wir verpflichten uns zur umfassenden Zusammenarbeit mit unserer Buchhaltung und unserer Rechtsabteilung und werden deren Fragen objektiv beantworten und ihnen vollständige und korrekte Informationen und Daten zur Verfügung stellen, um zu gewährleisten, dass unsere Geschäftsaufzeichnungen und Abschlüsse sowie unsere bei der Securities and Exchange Commission einzureichenden Berichte und unsere sonstigen öffentlichen Erklärungen richtig und vollständig sind.
• Wir werden in unseren bei der Securities and Exchange Commission einzureichenden Berichten nicht wissentlich falsche oder irreführende Angaben machen (oder Dritte dazu veranlassen oder anhalten) oder wissentlich Angaben unterschlagen (oder Dritte dazu veranlassen oder anhalten), die für in allen wesentlichen Punkten korrekte Berichte notwendig sind.

Jegliche Verstöße gegen diese Richtlinie sind unverzüglich der Leitung der Rechtsabteilung zu melden.

Interessenkonflikte

Es wird erwartet, dass wir uns in vollem Umfang für die Belange des Unternehmens einsetzen. Geschäftsvorgänge, die zu einem Konflikt zwischen unseren persönlichen Interessen und den Interessen des Unternehmens führen, sind verboten, es sei denn, sie wurden ausdrücklich und im Einklang mit den Richtlinien und Abläufen von Concur genehmigt. Bereits ein scheinbarer (in Wirklichkeit jedoch nicht existierender) Interessenkonflikt kann Schaden anrichten und ist zu vermeiden.

Es ist unmöglich, jede einzelne Handlung zu nennen, die zu einem Interessenkonflikt führen kann. Nachstehend sind einige Situationsbeispiele angeführt, die häufig Ursachen für Interessenkonflikte darstellen:

• Finanzielle Beteiligung an einem Drittunternehmen, das eine Geschäftsbeziehung zu Concur pflegt (oder anstrebt) oder im Wettbewerb mit Concur steht, bzw. die Zugehörigkeit zu einem solchen Unternehmen. Eine passive Beteiligung von weniger als einem Prozent an einem börsennotierten Unternehmen führt in der Regel nicht zu einem Interessenkonflikt, sofern diese Beteiligung nicht so groß ist, dass sie das Urteilsvermögen der betreffenden Person beim Treffen von Entscheidungen im Namen von Concur beeinflusst.
• Tätigkeit im Vorstand oder in leitender Position bei einem Mitbewerber von Concur oder Beteiligung an Aktivitäten, die den Interessen eines Mitbewerbers dienlich und den Interessen von Concur abträglich sein sollen oder wahrscheinlich sind.
• Ausnutzen der Position im Unternehmen, um eine Entscheidung von Concur zu beeinflussen, die der betreffenden Person oder einem unmittelbaren Angehörigen einen Vorteil verschaffen könnte; dies umfasst auch die missbräuchliche Inanspruchnahme von Leistungen von Concur.
• Annahme durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter (oder durch einen unmittelbaren Familienangehörigen) eines Geschenks, einer Zahlung oder einer Dienstleistung von einer Person, die eine Geschäftsbeziehung zu Concur pflegt oder anstrebt, sofern das Geschenk, die Zahlung oder die Dienstleistung als Versuch der Beeinflussung einer Geschäftsentscheidung von Concur verstanden werden könnte (siehe hierzu auch den vorstehenden Abschnitt „Geschenke und Bewirtung“).
• Nutzung vertraulicher Informationen von Concur zur Erzielung eines persönlichen Vorteils oder eines Vorteils für einen unmittelbaren Familienangehörigen, oder Nutzung von Gelegenheiten, von denen die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter durch die Nutzung unternehmenseigener Informationen oder von Unternehmenseigentum oder aufgrund der eigenen Position erfährt, zur Erzielung eines persönlichen Vorteils oder eines Vorteils für einen unmittelbaren Familienangehörigen.
• Tätigen von Geschäften für ein anderes Unternehmen während der normalen Arbeitszeit oder Nutzung von Concur-Besitz zum Tätigen von Geschäften für ein anderes Unternehmen.

Vorgesetzte dürfen mit einem Interessenkonflikt verbundene Transaktionen nicht zulassen, ohne zunächst die Zustimmung der Personalabteilung und der Leitung der Rechtsabteilung eingeholt zu haben. Vorstandsmitgliedern und leitenden Angestellten ist es untersagt, mit einem Interessenkonflikt einhergehende Transaktionen zu tätigen ohne zunächst die Zustimmung des Vorstands eingeholt zu haben.

Vertrauliche und unternehmenseigene Informationen

Unsere vertraulichen und unternehmenseigenen Informationen zählen zu unserem größten Kapital. Wir alle müssen uns stets an die Vorgaben der von uns mit Concur geschlossenen Geheimhaltungsvereinbarung halten. Jeder von uns ist verpflichtet, vertrauliche Informationen von Concur entsprechend zu behandeln – auch dann noch, wenn unser Beschäftigungsverhältnis oder unsere sonstige Verbindung zu Concur endet. Verstöße gegen die Geheimhaltungspflicht können dem Unternehmen erheblich schaden. Bei vertraulichen Informationen kann es sich um technische Daten, Angaben zur Produktarchitektur, Quellcodes, Ideen und Ergebnisse der Produktentwicklung, Finanzinformationen, Geschäftspläne oder -prognosen, Marketinginformationen, Kundenverzeichnisse, Kalkulationsstrategien, Kundendaten, Mitarbeiterdaten und sonstige den bzw. die bisherige(n), derzeitige(n) oder zukünftige(n) Geschäftsbetrieb oder Finanzlage von Concur betreffende Informationen handeln.

Unsere Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner vertrauen uns zudem wichtige Informationen über ihre Unternehmen an. Außer in Fällen, in denen eine Offenlegung genehmigt wird oder gesetzlich vorgeschrieben ist, müssen wir die Vertraulichkeit dieser Informationen wahren. Durch den gewissenhaften Umgang mit den uns mitgeteilten Informationen haben wir uns den Respekt und das Vertrauen unserer Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner verdient.

Darüber hinaus ist jedem Mitarbeiter von Concur der Zugriff auf personenbezogene Informationen Dritter möglich. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, all diese Informationen streng vertraulich zu behandeln. Niemand ist befugt, diese Informationen einzusehen oder zu erhalten, außer, es liegen geschäftliche Gründe vor, die diese Kenntnisnahme rechtfertigen.

Bei Fragen zum Umgang mit vertraulichen Informationen wenden Sie sich bitte an die Leitung der Rechtsabteilung.

Insider-Informationen

Für uns von Concur steht die Einhaltung der geltenden Wertpapiergesetze an oberster Stelle. Nach dem Wertpapierrecht der Vereinigten Staaten sind wir gehalten, immer dann, wenn wir im Besitz von „maßgeblichen nicht öffentlichen Informationen“ über ein börsennotiertes Unternehmen (einschließlich Concur) sind, von einem Kauf oder Verkauf von Wertpapieren (wie beispielsweise Aktien oder Schuldverschreibungen) dieses Unternehmens absehen. Ebenso ist es uns nicht gestattet, „maßgebliche nicht öffentliche Informationen” über ein Unternehmen an Dritte weiterzugeben, damit sie Wertpapiere des betreffenden Unternehmens kaufen oder verkaufen können. Generell bezeichnet der Begriff „maßgebliche Informationen“ sämtliche Informationen, die ein potentieller Anleger im Zusammenhang mit der Entscheidung darüber, ob er Wertpapiere kaufen, verkaufen oder halten soll, als nützlich erachten könnte. Der Begriff „nicht öffentliche“ Informationen bezeichnet sämtliche Informationen, die noch nicht im Rahmen von Pressemitteilungen veröffentlicht oder als Meldungen an die US-Bundesbörsenaufsichtsbehörde mitgeteilt wurden.

Darüber hinaus sind wir gehalten, unsere Richtlinie für Insider-Geschäfte einzuhalten, der zufolge wir „maßgebliche nicht öffentliche Informationen“ über Concur nicht für Zwecke des Handels mit Concur-Wertpapieren nutzen oder offen legen dürfen. Zudem sieht die Richtlinie bestimmte Sperrfristen vor, während derer uns der Handel mit Concur-Wertpapieren generell untersagt ist.

Bei Fragen zur Nutzung „materieller nicht öffentlicher“ Informationen oder zu unserer Richtlinie für Insider-Geschäfte wenden Sie sich bitte an die Leitung der Rechtsabteilung.

Schutz und ordnungsgemäße Verwendung von Betriebsvermögen und -ressourcen

Wir alle sind verpflichtet, das Betriebsvermögen von Concur zu schützen und seine effiziente Verwendung zu gewährleisten. Diebstahl, Nachlässigkeit und Verschwendung haben direkte Folgen für unser Unternehmen. Unser Betriebsvermögen umfasst nicht nur materielle Vermögenswerte wie Computeranlagen, Telekommunikations- und andere elektronische Kommunikationsgeräte, Mobiliar, Vorräte und Barmittel, sondern auch immaterielle Vermögenswerte wie Software, Warenzeichen, Urheberrechte, Patente und sonstige unternehmenseigene Informationen und unternehmenseigenes Know-how. Es wird erwartet, dass wir unser Betriebsvermögen ausschließlich für rechtsmäßige geschäftliche Zwecke nutzen, wenngleich die Richtlinien von Concur gegebenenfalls die gelegentliche Nutzung für persönliche Zwecke gestatten. In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass sich Concur das Recht vorbehält, auf jegliche unter Verwendung des Betriebsvermögens von Concur mitgeteilten, erhaltenen oder gespeicherten Informationen zuzugreifen bzw. diese zu prüfen, zu überwachen und offen zu legen, auch ohne dass wir oder Dritte davon wissen oder dem zugestimmt haben.

IV. EINHALTUNG DIESER RICHTLINIEN

Integres Handeln

Jeder von uns ist persönlich dafür verantwortlich, sich mit diesem vorliegenden Regelwerk und den sonstigen für seine Position relevanten Richtlinien von Concur vertraut zu machen. Generell fördert Concur ein Umfeld, in dem rechtliche und ethische Fragen und Anliegen gegenüber der Geschäftsleitung vorgebracht und mit dieser besprochen werden können, ohne für uns nachteilige Maßnahmen befürchten zu müssen. Die Führungskräfte von Concur haben die Aufgabe, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv dazu anzuhalten, ihre Anliegen, Fragen und Probleme in Zusammenhang mit der Einhaltung von Gesetzen und ethischen Standards zum Ausdruck zu bringen und eventuell auftretende Probleme zeitnah zu lösen. Es folgt ein einfacher Leitfaden für verantwortungsvolles Handeln in allen beruflichen Situationen:

• Machen Sie sich mit unseren Richtlinien und dem Gesetz vertraut: Es wird erwartet, dass wir dieses Regelwerk, die sonstigen Richtlinien von Concur und die für unsere jeweilige Position und Verantwortungsebene geltenden Gesetze kennen und verstehen. Bitte nehmen Sie sich die Zeit und machen Sie sich mit diesen wichtigen Anforderungen vertraut.
• Stellen Sie Fragen: Fragen Sie, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine Concur-Richtlinie oder eine gesetzliche Auflage Anwendung finden oder überhaupt existieren. Unsere für die Richtlinieneinhaltung zuständigen Stellen, die im Folgenden näher beschrieben sind, helfen Ihnen gerne.
• Stellen Sie keine Vermutungen an: Gehen Sie nicht davon aus, dass die Concur- Geschäftsleitung „bereits von diesem Problem weiß“ oder „sich nicht dafür interessiert“ oder dass sowieso nichts getan wird. Das oberste Ziel von Concur besteht darin, zu gewährleisten, dass unsere Richtlinien für rechtmäßiges und ethisch vertretbares Verhalten eingehalten werden. Die Concur-Geschäftsleitung möchte informiert werden, wenn Handlungsbedarf besteht.
• Sehen Sie nicht über Verstöße hinweg: Wir alle müssen die Verpflichtungen, die sich aus geltendem Recht oder aus den Concur-Richtlinien für uns ergeben, ernst nehmen. Wenn Sie glauben, dass jemand möglicherweise gegen ein Gesetz oder eine Richtlinie verstößt, müssen Sie dies melden. Bitte leiten Sie angemessene Schritte ein.
• Helfen Sie mit, unsere Kontrollen und Verfahren zu verbessern: Manche Verstöße werden mit unseren derzeitigen Kontrollen und Verfahren möglicherweise nicht erkannt. Lassen Sie die Concur-Geschäftsleitung ihre Verbesserungsvorschläge wissen.
• Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen: Es wird unter keinen Umständen erwartet, dass Mitarbeiter gegen Gesetze oder Concur-Richtlinien verstoßen, und ebenso wenig sollten wir uns dazu ermutigt oder gezwungen fühlen. Lassen Sie bei Ihren Handlungen Integrität walten.

  Für die Richtlinieneinhaltung zuständige Stellen

  Concur setzt auf offene Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Wir alle sind dazu angehalten, mögliche oder tatsächliche Verstöße und sonstige diese Richtlinien betreffende Angelegenheiten mit den folgenden für die Richtlinieneinhaltung zuständigen Stellen zu besprechen:

• Vorgesetzte: Für die meisten von uns ist unser/-e Vorgesetzte/-r unser/-e erste/-r Ansprechpartner/-in. Er oder sie verfügt gegebenenfalls über die notwendigen Informationen oder kann die Frage an eine andere zuständige Stelle weiterleiten. Es kann allerdings auch Situationen geben, in denen Sie lieber nicht zu Ihrem/Ihrer Vorgesetzten gehen möchten. In diesen Fällen können Sie sich mit Ihrem Anliegen jederzeit gerne an weitere, nachstehend genannte Ansprechpartner wenden.
• Personalabteilung: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Personalabteilung stehen Ihnen jederzeit für ein Gespräch über diese Richtlinien betreffende Angelegenheiten zur Verfügung.
• Leitung der Rechtsabteilung: Die Leitung unserer Rechtsabteilung ist ein weiterer wichtiger Ansprechpartner für Fragen zur Einhaltung dieser Richtlinien. Darüber hinaus sehen gemäß unserem Regelwerk mehrere unserer Richtlinien eine sofortige Rücksprache mit der Leitung unserer Rechtsabteilung vor.
• Die anonyme und vertrauliche Concur-Hotline für die Richtlinieneinhaltung: Zusätzlich zu den vorstehend beschriebenen Anlaufstellen betreibt Concur eine gebührenfreie Hotline für die Richtlinieneinhaltung, die unter der Nummer 001-866-537-4639 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche erreichbar ist. An die Hotline können sich all die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wenden, die tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen die vorliegenden Richtlinien oder tatsächliche oder vermutete Probleme mit der Rechnungslegung, Rechnungslegungsgrundsätzen, interner Rechnungsprüfung oder dem Prüfungswesen bei Concur melden wollen. Auf Wunsch können Sie die Hotline auch anonym anrufen, da sie von einem unabhängigen Drittanbieter betrieben wird und die Identität des Anrufers nicht überprüft wird. Anrufe bei der Concur-Hotline für die Richtlinieneinhaltung werden nicht zurückverfolgt. Sämtliche über die Hotline mitgeteilten Informationen werden an die Leitung der Rechtsabteilung und (je nach Inhalt der Meldung) an Mitglieder des Vorstands oder den zuständigen Vorstandsausschuss weitergeleitet. Bedenken Sie aber bitte, dass Concur bei anonymen Anrufen die für eine weitere Untersuchung der Angelegenheit nötigen Zusatzinformationen gegebenenfalls nicht einholen kann.

  Meldung potenzieller oder tatsächlicher Verstöße

  Jeder von uns ist verpflichtet, tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen die vorliegenden Richtlinien einer der vorstehenden für die Richtlinieneinhaltung zuständigen Stellen zu melden. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich dabei um willentliche oder unwillentliche Verstöße handelt. In einem solchen Fall müssen wir der entsprechenden Stelle unverzüglich eine genaue Beschreibung des tatsächlichen oder vermuteten Verstoßes geben und ihr sämtliche gegebenenfalls relevanten Informationen mitteilen. Unabhängig davon, für welche der genannten Stellen wir uns entscheiden, sollten wir alle relevanten Angaben machen, ohne für uns nachteilige Maßnahmen zu befürchten. Concur wird umgehend Disziplinarverfahren bis hin zur Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses (sofern erforderlich) gegen sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einleiten, die Vergeltung an Kolleginnen und Kollegen üben, die einen tatsächlichen oder vermuteten Verstoß gewissenhaft und ohne böse Absicht gemeldet haben.

  Alle für die Richtlinieneinhaltung zuständigen Stellen, denen ein tatsächlicher oder vermuteter Verstoß gegen diese Richtlinien gemeldet wird, müssen umgehend die Leitung der Rechtsabteilung in Kenntnis setzen, die alle gemeldeten möglichen Verstöße unverzüglich prüft. Wir alle sind aufgefordert, die betreffenden Untersuchungen zu unterstützen und die Vertraulichkeit der daraus resultierenden Daten und Informationen zu wahren, es sei denn, eine Offenlegung wird ausdrücklich von der Leitung der Rechtsabteilung gestattet oder ist gesetzlich vorgeschrieben. Soweit erforderlich, hält die Leitung der Rechtsabteilung Rücksprache mit der Geschäftsleitung, der Personalabteilung, Mitgliedern des Vorstands oder dem zuständigen Vorstandsausschuss und/oder externen Beratern.

  Wenn eine Untersuchung ergibt, dass es womöglich zu einem Verstoß gekommen ist, ergreift Concur die Maßnahmen, die das Unternehmen den jeweiligen Umständen entsprechend für angemessen erachtet. Wenn festgestellt wird, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter für einen Verstoß gegen die Richtlinien verantwortlich ist, wird gegebenenfalls ein Disziplinarverfahren eingeleitet, das auch mit der Kündigung des Beschäftigungsverhältnisses enden kann, in gewissen Fällen kann es sogar zur Einleitung eines Zivilverfahrens oder strafrechtlicher Verfolgung kommen. Unter Umständen werden entsprechende Maßnahmen zur Abschreckung vor weiteren Verstößen gegen die Richtlinien ergriffen.

  Vertraulichkeit

  Die Sicherheit eines jeden einzelnen muss gewahrt sein, wenn er tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen die vorliegenden Richtlinien meldet. Aus diesem Grund hat Vertraulichkeit bei uns oberste Priorität, und wir werden alles in unserer Macht Stehende tun, um die Identität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schützen, die einen Verstoß gemeldet haben oder in anschließende Untersuchungen verwickelt sind. Allerdings ist es in einigen Fällen aufgrund der Anforderungen, die eine gründliche Untersuchung mit sich bringt, oder aber aufgrund gesetzlicher Auflagen nicht unbedingt möglich oder angemessen, keine Namen zu nennen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Vertraulichkeit ihrer Meldung gewährleisten wollen, sollten die Concur-Hotline für die Richtlinieneinhaltung nutzen.

  Aussetzung von Richtlinien

  Die Aussetzung einer der vorliegenden Richtlinien für Vorstands- und Geschäftsleitungsmitglieder oder in leitender Position tätige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Finanzabteilung (wie den Chief Financial Officer, den Controller oder andere in ähnlichen Funktionen tätige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) ist nur durch den Vorstand möglich. Entsprechend den Anforderungen geltender Gesetze, Vorschriften und Regeln sind die Aktionäre unverzüglich hiervon in Kenntnis zu setzen. Eine Aussetzung von diesen Richtlinien für andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist ausschließlich durch die Leitung der Rechtsabteilung möglich.

  Zusatzinformationen

  Die vorliegenden Richtlinien zu Geschäftsgebaren und -ethik sind in Verbindung mit und in Ergänzung zu allen anderen Concur-Richtlinien (einschließlich der im Mitarbeiterhandbuch genannten Richtlinien) zu verstehen. Sie beschreiben weder sämtliche geltenden Gesetze oder Concur-Richtlinien, noch enthalten sie vollständige Angaben zu einzelnen Gesetzen oder Concur-Richtlinien. Concur kann diese Richtlinien jederzeit ändern oder aufheben. Die jeweils aktuelle Version dieser Richtlinien kann im Concur-Intranetportal eingesehen werden. Der Inhalt dieser Richtlinien stellt keine Bedingungen eines Arbeitsvertrags dar und ist nicht als Garantie für eine fortgesetzte Beschäftigung zu betrachten – das Beschäftigungsverhältnis mit Concur ist jederzeit kündbar.